Abtippen als Dauerzustand
Mittwoch, Arbeitsvorbereitung. Die Konstruktion hat für einen Sondermaschinenauftrag die Stückliste im PDM freigegeben, 340 Positionen. Die Kollegin in der AV legt sie im ERP an, Position für Position, weil die beiden Systeme nicht miteinander reden. Am Nachmittag kommt ein Änderungsindex: zwölf Positionen anders, drei neu. Sie sucht die Unterschiede von Hand heraus.
Parallel pflegt die Fertigungsleitung eine Excel-Liste mit Terminen und Engpässen, weil die Planungssicht im ERP zu umständlich ist. Die Liefertermine darin stammen aus dem ERP, aber von letzter Woche. Der Vertrieb schaut in die Excel-Liste und sagt dem Kunden einen Termin zu, der nicht mehr stimmt.
Niemand macht hier etwas falsch. Jeder hat sich ein Werkzeug gebaut, das seine Arbeit erleichtert. Das Problem entsteht zwischen den Werkzeugen.
Woran es tatsächlich liegt
Die Ursache ist fast nie die Software selbst. Sie liegt darin, dass für viele Angaben nicht festgelegt ist, welches System führt. Steht der gültige Liefertermin im ERP oder in der Excel-Liste? Ist die Artikelbeschreibung im PDM oder im ERP maßgeblich? Solange das offen ist, wird doppelt gepflegt, und jede Kopie veraltet in ihrem eigenen Tempo.
Dazu kommen kleine Unterschiede, die beim Abtippen niemand bemerkt: Einheiten in Stück oder Meter, Artikelnummern mit oder ohne Bindestrich, Kundennummern aus einem alten Nummernkreis. Wer automatisch übertragen will, muss diese Unterschiede einmal sauber klären.
Oft steckt hinter der Doppelpflege auch Misstrauen. Die Fertigungsleitung führt ihre eigene Liste, weil sie den Terminen im ERP nicht traut. Das ERP stimmt nicht, weil Rückmeldungen spät kommen. Und weil es nicht stimmt, pflegt man eine Liste nebenher. Dieser Kreislauf endet erst, wenn eine Quelle verlässlich aktuell ist. Ein weiteres Excel-Makro, das irgendjemand vor Jahren geschrieben hat, löst ihn nicht.
ERP-Schnittstelle in der Praxis: Daten automatisch übertragen
Erst klären, dann verbinden
Am Anfang steht eine einfache Tabelle: Welche Angabe, welches System führt, wohin geht sie, wie oft. Diese Klärung ist oft schon die halbe Lösung, weil sich zeigt, dass manche Excel-Liste gar nicht mehr gebraucht wird.
Strecken statt Großprojekt
Automatisiert wird dann Strecke für Strecke. Die Stückliste vom PDM ins ERP. Die Termine vom ERP in die Planungsliste. Die Rückmeldungen aus der Halle ins ERP, siehe Fertigungsrückmeldungen digital erfassen. Jede Strecke ist für sich nutzbar, und Sie sehen früh, ob es funktioniert.
Klärliste statt Blindflug
Eine gute Übertragung überträgt nicht einfach alles. Sie prüft Pflichtfelder und Plausibilität, erkennt unbekannte Artikel und meldet Widersprüche. Was nicht eindeutig ist, landet bei einem Menschen, nicht ungeprüft im Zielsystem. Die meisten Fälle laufen durch, die wenigen schwierigen bekommen Aufmerksamkeit.
Ob dafür regelbasierte Automatisierung reicht oder KI sinnvoll ist, hängt von den Quellen ab. Strukturierte Daten aus dem ERP brauchen keine KI. Lieferpläne als PDF oder Excel-Dateien in wechselndem Aufbau schon eher. Mehr dazu in Regelbasierte Automatisierung oder KI.
Beispielrechnung
Angenommen, Ihre Arbeitsvorbereitung legt im Monat 25 Stücklisten mit durchschnittlich 150 Positionen an, und jede Position kostet beim Abtippen samt Kontrolle eine halbe Minute. Das sind gut 31 Stunden im Monat, ohne Änderungsindizes. Werden die Stücklisten automatisch übernommen und nur noch die Klärfälle bearbeitet, sagen wir 5 Prozent der Positionen mit je zwei Minuten, bleiben rund 6 Stunden.
Teurer als die Zeit sind oft die Fehler: Ein falsch übertragenes Bauteil fällt erst auf, wenn es in der Montage fehlt. Was ein solcher Fall bei Ihnen kostet, wissen Sie besser als jede Pauschale.
Grenzen
Eine Übertragung ist nur so gut wie die Daten an der Quelle. Wenn im PDM Artikel ohne Materialangabe freigegeben werden, fehlen sie im ERP auch nach der Automatisierung. Deshalb schauen wir vorher auf die Datenqualität, nicht erst danach.
Nicht alles sollte übertragen werden. Kalkulationsdaten, die nur der Vertrieb braucht, oder halbfertige Konstruktionsstände haben in anderen Systemen nichts verloren. Weniger Datenflüsse, die dafür zuverlässig laufen, sind besser als eine Verbindung von allem mit allem.
Bei Updates des ERP oder PDM können sich Schnittstellen ändern. Das ist planbar, wenn es dokumentiert und überwacht wird, und gefährlich, wenn eine Lösung aus Skripten besteht, die nur einer versteht. Deshalb gehört Ihnen am Ende nicht nur die Lösung, sondern auch die Beschreibung, wie sie funktioniert.
Wie wir vorgehen
Wir nehmen uns zuerst die Strecke vor, die am häufigsten läuft und am meisten Fehler erzeugt. Im Readiness-Audit entsteht die Übersicht, welche Daten wo geführt werden. Daraus ergibt sich eine Reihenfolge, die Sie Baustein für Baustein umsetzen können. Wo Sie anfangen sollten, beschreibt auch der Beitrag Wo mit der Automatisierung anfangen.