Excel-Listen durch eine eigene Web-Anwendung ablösen

Die Datei, die niemand anfassen will

In der Arbeitsvorbereitung gibt es eine Excel-Datei namens „Kapazitaet_2019_neu_AKTUELL.xlsx“. Sie ist die Grundlage für die Wochenplanung in der Fertigung. Ein Kollege hat sie vor Jahren aufgebaut, mit Makros, die Aufträge aus einem ERP-Export einlesen und auf Maschinen verteilen. Er ist der Einzige, der versteht, wie sie funktioniert.

Montagmorgens wollen drei Leute gleichzeitig etwas eintragen. Einer hat die Datei offen, die anderen bekommen eine schreibgeschützte Kopie und tragen dort ein. Am Nachmittag gibt es zwei Fassungen, die sich in zwölf Zeilen unterscheiden. Welche stimmt, weiß niemand sicher. Und als der Kollege drei Wochen Urlaub hat, bricht ein Makro ab, weil sich im ERP-Export eine Spalte verschoben hat.

Woran es tatsächlich liegt

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um schnell etwas aufzubauen. Genau deshalb entstehen damit in fast jedem Betrieb Lösungen für Abläufe, die das ERP nicht abdeckt: Prüfmittelverwaltung, Werkzeugübersichten, Projektlisten, Reklamationslisten, Urlaubsplanung in der Montage. Am Anfang sind sie klein und praktisch.

Mit der Zeit wachsen sie. Mehr Nutzer, mehr Spalten, mehr Sonderfälle. Excel ist aber nicht dafür gebaut, dass viele Leute gleichzeitig an denselben Daten arbeiten, dass Rechte unterschiedlich verteilt sind oder dass nachvollziehbar ist, wer wann was geändert hat. Die Folgen kennt jeder: gesperrte Dateien, Kopien mit Datum im Namen, abgetippte Daten aus dem ERP und Wissen, das an einer Person hängt.

Die naheliegende Alternative, eine große Standardsoftware oder ein Ausbau des ERP, scheitert oft am Aufwand. Für einen Ablauf, der zehn Leute betrifft, lohnt sich kein Projekt über ein Jahr.

Excel ablösen in der Praxis

Erst verstehen, dann bauen

Bevor eine Zeile Code entsteht, schauen wir uns an, wie die Liste tatsächlich genutzt wird. Welche Spalten werden gepflegt, welche sind seit Jahren leer? Wer trägt was ein, wer schaut nur? Welche Auswertungen werden wirklich gebraucht? Oft zeigt sich dabei, dass die Hälfte der Datei überflüssig ist und ein wichtiger Teil des Ablaufs gar nicht in der Liste steht, sondern in Mails.

Eine Anwendung, die zu Ihnen passt

Daraus entsteht eine Web-Anwendung, die im Browser läuft. Mit Eingabemasken, die nur die Felder zeigen, die gebraucht werden, mit Pflichtfeldern und Prüfungen, mit Ansichten für unterschiedliche Rollen. Mehrere Leute arbeiten gleichzeitig, jede Änderung wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Fristen erzeugen Erinnerungen, Auswertungen gibt es auf Knopfdruck.

Anbinden statt abtippen

Wo heute Daten aus dem ERP kopiert werden, holt die Anwendung sie direkt. Wo Daten zurück ins ERP müssen, werden sie übergeben, wie bei der Datenübertragung zwischen ERP, Excel und Fachsystemen. Wenn Daten aus der Werkstatt kommen, etwa Rückmeldungen zu Arbeitsgängen, passt das zur digitalen Fertigungsrückmeldung.

KI nur dort, wo sie hilft

Nicht jede Anwendung braucht KI. Meist sind klare Regeln besser. Sinnvoll ist sie dort, wo unstrukturierte Eingaben kommen, etwa Freitext aus Mails oder Notizen, die in Felder übertragen werden sollen. Wann was passt, erklärt der Beitrag Automatisierung oder KI.

Beispielrechnung

Angenommen, acht Mitarbeiter arbeiten regelmäßig mit einer gewachsenen Excel-Liste. Jeder verliert pro Woche etwa eine Stunde durch gesperrte Dateien, das Abgleichen von Kopien, das Abtippen von ERP-Daten und Rückfragen, welcher Stand gilt. Das sind acht Stunden pro Woche, bei 46 Arbeitswochen knapp 370 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von 65 € sind das rund 24.000 € jährlich.

Dazu kommt ein Risiko, das in keiner Stundenrechnung auftaucht: Fehler durch falsche Fassungen, und der Ausfall der Person, die die Datei als Einzige versteht. Was eine solche Anwendung typischerweise kostet, ordnet der Beitrag Was kostet KI-Automatisierung ein.

Worauf es ankommt

Klein anfangen. Eine Liste, ein Ablauf, eine überschaubare Nutzergruppe. Eine Anwendung, die nach wenigen Wochen läuft und genutzt wird, ist mehr wert als ein großer Entwurf, der alles abdecken soll.

Die Altdaten verdienen Aufmerksamkeit. Beim Übernehmen zeigen sich Dubletten, Tippfehler und widersprüchliche Einträge. Was davon gilt, entscheidet jemand aus der Fachabteilung, nicht die Technik.

Die Anwendung gehört Ihnen, ebenso die Daten, betrieben wird sie auf Servern in Deutschland oder in Ihrem eigenen Netz. Wer später etwas ändern will, ist nicht auf uns angewiesen.

Und nicht jede Excel-Datei muss weg. Für Auswertungen, schnelle Berechnungen und Arbeit einer einzelnen Person bleibt Excel das richtige Werkzeug. Abgelöst wird, was mehrere Leute gemeinsam pflegen und was für den Betrieb wichtig ist.

Wie wir vorgehen

Wir sprechen mit den Leuten, die die Liste heute nutzen, und schauen uns die Datei gemeinsam an. Daraus entsteht eine kurze Beschreibung, was die Anwendung können soll, mit einem Festpreis für den ersten Ausbauschritt. Nach einigen Wochen gibt es eine erste Fassung zum Ausprobieren, die wir anhand Ihrer Rückmeldungen anpassen. Umgestellt wird erst, wenn die Nutzer sagen, dass sie mit der neuen Anwendung besser arbeiten als mit der Liste. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.