Die Wartung, an die niemand gedacht hat
Ein Kunde hat vor drei Jahren eine Prüfanlage gekauft, mit jährlicher Wartung laut Betriebsanleitung. Im ersten Jahr kam der Techniker, weil der Vertrieb noch nah dran war. Im zweiten Jahr hat sich der Kunde selbst gemeldet. Im dritten Jahr meldet sich niemand. Der Instandhaltungsleiter beim Kunden hat gewechselt, und beim Hersteller steht die Wiedervorlage im Outlook-Kalender eines Kollegen, der inzwischen in einer anderen Abteilung arbeitet.
Sechs Monate später steht die Anlage still. Ein Verschleißteil, das bei der Wartung getauscht worden wäre, ist gebrochen. Aus einem planbaren Einsatz ist ein Notfall geworden, mit Eilversand, Überstunden und einem verärgerten Kunden.
Woran es tatsächlich liegt
Die meisten Maschinenbauer wissen sehr genau, welche Wartung eine Maschine braucht. Das Wissen steckt in Betriebsanleitungen und Erfahrung. Was fehlt, ist der Überblick über die gesamte installierte Basis: welche Maschine wann ausgeliefert wurde, wann sie zuletzt gewartet wurde und wer beim Kunden heute zuständig ist.
Diese Angaben verteilen sich auf das ERP, auf Wartungsverträge als PDF, auf eine Excel-Liste im Service und auf die Kalender einzelner Mitarbeiter. Jede Quelle ist für sich halbwegs richtig. Zusammen ergeben sie kein Bild, aus dem man eine Planung machen könnte.
Dazu kommt, dass die Erinnerung an den Kunden eine lästige Aufgabe ist. Sie ist nie dringend, und deshalb wird sie verschoben, bis der Kunde von selbst anruft. Oft dann, wenn schon etwas kaputt ist.
Wartungsplanung automatisieren in der Praxis
Die installierte Basis zusammenführen
Der erste Schritt ist der aufwendigste: Aus Lieferscheinen, Aufträgen, Verträgen und Listen entsteht eine Übersicht, welche Maschine bei welchem Kunden steht, mit Inbetriebnahme, letzter Wartung und Intervall. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden markiert, nicht geraten. Wo Daten zwischen ERP und Excel hin und her müssen, hilft dieselbe Technik wie bei der Datenübertragung zwischen Systemen.
Fälligkeiten erkennen und Kunden erinnern
Aus Intervall und letztem Einsatz ergibt sich, welche Wartungen in den nächsten Wochen anstehen. Der Kunde bekommt rechtzeitig eine Erinnerung mit Terminvorschlag. Wie früh, wie oft und mit welchem Wortlaut, legen Sie fest. Antwortet niemand, wird nachgefasst oder der zuständige Mitarbeiter informiert.
Den Einsatz vorbereiten
Für einen bestätigten Termin wird zusammengestellt, was der Techniker braucht: Verschleißteile nach Stückliste, Unterlagen der Maschine, letzte Serviceberichte und offene Punkte. Teile, die nicht am Lager sind, fallen auf, bevor der Techniker beim Kunden steht. Fragen zu passenden Ersatzteilen lassen sich so beantworten wie bei den Ersatzteilanfragen.
Bericht zurück, Intervall neu
Nach der Wartung fließt der Servicebericht zurück, idealerweise direkt digital, wie in der automatisierten Dokumentation beschrieben. Damit beginnt das nächste Intervall, und Auffälligkeiten aus dem Bericht stehen beim nächsten Einsatz bereit.
Beispielrechnung
Angenommen, Sie haben 400 Maschinen mit Wartungsempfehlung im Feld, und heute werden etwa 55 Prozent davon tatsächlich jährlich gewartet. Der Rest meldet sich unregelmäßig oder gar nicht. Gelingt es durch rechtzeitige Erinnerungen, die Quote auf 70 Prozent zu heben, sind das 60 zusätzliche Wartungseinsätze im Jahr. Bei einem durchschnittlichen Umsatz von 1.500 € je Einsatz für Arbeitszeit und Verschleißteile wären das rund 90.000 € zusätzlicher planbarer Umsatz.
Dazu kommt die eingesparte Zeit für das Heraussuchen von Fälligkeiten, das Schreiben von Erinnerungen und das Zusammenstellen von Unterlagen. Und jeder vermiedene Stillstand beim Kunden ist ein Eilauftrag weniger, der den Einsatzplan durcheinanderbringt. Die Zahlen sind Annahmen. Ihre eigenen Werte rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.
Worauf es ankommt
Die Datenbasis entscheidet. Eine Erinnerung an die falsche Person oder für eine Maschine, die längst verschrottet ist, schadet mehr als keine. Deshalb laufen die ersten Erinnerungen als Entwurf, und der Service prüft sie. Mit jeder Rückmeldung wird die Basis genauer.
Kunden sollen sich erinnert fühlen, nicht bedrängt. Eine Erinnerung, eine Nachfrage, danach ein persönlicher Anruf ist meist das richtige Maß. Wer keine Wartung wünscht, wird markiert und nicht weiter angeschrieben.
Die Einsatzplanung bleibt bei der Disposition. Sie kennt Qualifikationen, Urlaube und die Kunden, bei denen man besser zwei Tage einplant. Die Technik liefert den Überblick und Vorschläge, welche Einsätze sich in einer Region bündeln lassen.
Kontaktdaten und Serviceberichte sind personenbezogen. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und Ihr ERP bleibt die führende Quelle.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einer Baureihe oder einer Region und führen dafür die installierte Basis zusammen. Dabei zeigt sich schnell, wie gut die Daten sind und wo nachgearbeitet werden muss. Dann laufen die ersten Erinnerungen als Entwurf, bis Service und Vertrieb mit Ton und Zeitpunkt zufrieden sind. Erst danach kommen weitere Baureihen, die Einsatzvorbereitung und die Rückmeldung aus den Berichten dazu. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.