Eine Anfrage, fünf Ablageorte
Dienstagnachmittag. Ein langjähriger Kunde fragt eine Baugruppe an, die Ihrer Meinung nach vor zwei Jahren schon einmal ähnlich gefertigt wurde. Der Vertriebsinnendienst öffnet die Zeichnung, schreibt Mengen und Werkstoffe heraus und beginnt zu suchen. Im ERP findet sich ein Auftrag mit ähnlicher Bezeichnung, die Kalkulation dazu liegt aber in einer Excel-Datei auf dem Laufwerk, und welche Toleranzen damals gefordert waren, weiß nur der Kollege aus der Arbeitsvorbereitung.
Der ist bis Donnerstag auf Montage. Also wartet das Angebot. Der Kunde wartet auch, und irgendwann fragt er bei jemand anderem an.
Diese Szene ist in Maschinenbau-Betrieben Alltag. Die Informationen sind alle vorhanden, im ERP, im Mailpostfach, auf einem Laufwerk, in einer Excel-Datei und im Kopf eines Kollegen. Das Problem ist nicht fehlendes Wissen, sondern dass es nicht schnell genug auffindbar ist.
Woran es tatsächlich liegt
Die Angebotserstellung ist selten deshalb langsam, weil das Kalkulieren lange dauert. Sie ist langsam, weil das Zusammensuchen der Grundlagen lange dauert. Welche Toleranzen waren damals gefordert? Was haben wir für die ähnliche Baugruppe berechnet? Welcher Lieferant hat das Material geliefert und zu welchem Preis?
Jede dieser Fragen ist beantwortbar. Nur eben nicht in dreißig Sekunden. Dazu kommt, dass Angebote meist neben dem Tagesgeschäft entstehen. Wer zwischendurch drei Telefonate führt und eine Reklamation klärt, fängt mit der Suche jedes Mal ein Stück weit von vorn an.
Wo der Aufwand heute steckt
Ein typisches Angebot im Maschinenbau durchläuft sechs Schritte, von der Anfrage bis zum Auftrag. Die folgende Verteilung ist eine Annahme zur Veranschaulichung, kein gemessenes Branchenmittel. Wie es in Ihrem Betrieb aussieht, lässt sich mit dem Rechner auf dieser Seite und Ihren eigenen Zahlen abschätzen.
| Schritt | Was passiert | Anteil (Annahme) |
|---|---|---|
| 1. Anfrage sichten | Mail, Zeichnung, Stückliste öffnen, Eckdaten herausschreiben | 10 % |
| 2. Unterlagen suchen | Frühere Angebote, Kalkulationen, Zeichnungen zusammentragen | 30 % |
| 3. Technisch prüfen | Machbarkeit beurteilen, Rückfragen klären, Aufwand abschätzen | 15 % |
| 4. Kalkulieren | Material, Zeiten, Zuschläge, Lieferantenpreise, Marge | 20 % |
| 5. Schreiben und abstimmen | Positionen ins Hausformat bringen, intern freigeben, versenden | 20 % |
| 6. Nachfassen | Erinnern, anrufen, nachhaken | 5 % |
Auffällig ist dabei: Die Schritte 1, 2 und 5 sind zum großen Teil Lesen, Suchen und Abschreiben. Genau dort setzt Automatisierung an. Schritt 3 und die Entscheidung über den Preis in Schritt 4 sind Fachwissen und bleiben beim Menschen. Schritt 6 ist klein, wird aber im Tagesgeschäft am häufigsten vergessen, mehr dazu unter Angebote automatisch nachfassen.
Angebotserstellung automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben
Eine gute Lösung ersetzt nicht Ihre Kalkulation, sie füttert sie. Der Kern ist eine Suche, die nicht nur nach Dateinamen schaut, sondern nach Inhalt: Werkstoff, Abmessungen, Bearbeitungsschritte, Kunde. Findet sie einen vergleichbaren Auftrag, zeigt sie immer die Quelle mit an, also das alte Angebot, die Kalkulation und den Auftrag. Ihr Team kann so in Sekunden prüfen, ob der Vergleich trägt.
Vorschläge statt Entscheidungen
Jeder Wert, den die Technik einträgt, ist ein Vorschlag. Ein Materialpreis aus einem Auftrag von vor zwei Jahren wird als solcher gekennzeichnet, nicht stillschweigend übernommen. Das ist kein Detail: Wer bei einem System nicht nachvollziehen kann, woher eine Zahl kommt, wird ihm zu Recht nicht vertrauen.
Ihr Hausformat, Ihre Textbausteine
Der Angebotsentwurf entsteht in Ihrer Vorlage, mit Ihren Liefer- und Zahlungsbedingungen. Wer bisher Positionen aus der Kalkulation ins Word-Dokument kopiert, spart sich diesen Schritt und die Tippfehler, die dabei entstehen.
Warum das ohne Vorarbeit nicht funktioniert
Ein KI-Assistent kann nur finden, was auffindbar abgelegt ist. Liegen die alten Angebote unstrukturiert auf einem Laufwerk, liefert auch das beste Werkzeug unbrauchbare Treffer. Deshalb beginnen wir nie mit dem Werkzeug, sondern mit der Grundlage.
Das bedeutet: Angebote, Kalkulationen und technische Unterlagen werden erschlossen und mit Berechtigungen versehen, sodass ein Vertriebsmitarbeiter andere Informationen sieht als ein Werkstudent. Erst danach wird automatisiert. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht auf der Seite Unternehmenswissen durchsuchbar machen.
Beispielrechnung
Angenommen, Ihr Vertrieb erstellt 30 Angebote im Monat und braucht dafür im Schnitt vier Arbeitsstunden. Nach der Verteilung oben entfallen davon rund 1,2 Stunden auf das Suchen von Unterlagen, also etwa 36 Stunden im Monat. Gelingt es, diese Suche auf ein Viertel zu verkürzen, werden rund 27 Stunden im Monat frei.
Das ist eine Rechnung mit Annahmen, kein Versprechen. Der eigentliche Gewinn liegt oft woanders: Angebote gehen schneller raus, und das Wissen über frühere Aufträge hängt nicht mehr an einer einzelnen Person. Was eine solche Umsetzung kostet, beschreibt der Artikel Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?.
Wie wir vorgehen
In der kostenlosen 30-Minuten-Analyse sehen wir uns Ihren Angebotsprozess an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand rechnet. Im Readiness-Audit prüfen wir, in welchem Zustand Ihr Angebotsarchiv ist und wo Anfragen heute ankommen, siehe auch Kundenanfragen automatisch erfassen. Danach folgen Fundament und Umsetzung zum Festpreis je Baustein. Jeder Schritt hat ein Ergebnis, das Sie behalten, auch wenn Sie danach aufhören möchten. Details zum Ablauf unter Vorgehen.