Die ersten Wochen: ein Pate und sehr viele Fragen
Ein neuer Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung, gelernter Industriemechaniker, Weiterbildung zum Techniker, motiviert. In seiner ersten Woche fragt er: Wo liegen die Arbeitspläne für die Baureihe? Was bedeutet die Abkürzung auf dem Laufzettel? Wie lege ich im ERP einen Fremdfertigungsauftrag an? Warum wird Maschine 3 nie für Edelstahl eingeplant?
Jede dieser Fragen geht an seinen Paten, den erfahrensten Arbeitsvorbereiter im Haus. Der unterbricht jedes Mal seine eigene Arbeit, sucht kurz mit, erklärt. Am Ende der Woche hat er gefühlt halb so viel geschafft wie sonst. Und in drei Monaten fängt die nächste Kollegin an und stellt dieselben Fragen.
Woran es tatsächlich liegt
Einarbeitung ist im Mittelstand fast immer Weitergabe von Mensch zu Mensch. Das ist gut, wenn es um Handgriffe, Erfahrung und Urteilsvermögen geht. Es ist ineffizient, wenn es um Wissen geht, das längst irgendwo steht, nur nicht dort, wo der Neue sucht.
Dazu kommt, dass viele Neue nicht fragen, weil sie niemanden stören wollen. Sie probieren aus, machen Fehler, die vermeidbar gewesen wären, oder bauen sich eigene Notizen, die niemand sonst kennt. Wer nicht fragt, lernt langsamer. Wer zu oft fragt, bremst andere aus. Beides kostet.
Und schließlich: Das Wissen, das der Pate weitergibt, ist danach im Kopf des Neuen. Aufgeschrieben ist es immer noch nicht.
Betroffen sind dabei nicht nur Neueinstellungen. Auch wer innerhalb des Betriebs wechselt, etwa vom Montageteam in den Service oder von der Fertigung in die Arbeitsvorbereitung, startet bei vielen Fragen bei null. Gleiches gilt für Leiharbeitskräfte und Werkstudenten, die nur einige Monate bleiben. Für sie lohnt sich eine lange persönliche Einarbeitung kaum, ohne sie geht es aber auch nicht.
Onboarding neuer Mitarbeiter mit Wissensassistent in der Praxis
Fragen stellen, ohne jemanden zu stören
Der Assistent ist rund um die Uhr ansprechbar und wird nie ungeduldig. Er beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen: Arbeitsanweisungen, Prüfpläne, ERP-Kurzanleitungen, Protokolle, interne Notizen. Jede Antwort nennt die Fundstelle. Grundlage ist eine Wissensbasis, wie sie unter Unternehmenswissen durchsuchbar machen beschrieben ist.
Der Pate wird gezielter gefragt
Fragen, auf die es eine schriftliche Antwort gibt, erledigt der Assistent. Beim Paten landen die Fragen, für die es ihn wirklich braucht: Warum machen wir das so? Worauf muss ich bei diesem Kunden achten? Wie fühlt sich ein richtig angezogenes Spannmittel an?
Aus jeder offenen Frage wird Wissen
Findet der Assistent keine Antwort, kommt die Frage auf eine Liste. Der Pate beantwortet sie einmal, kurz und schriftlich, und sie steht danach allen zur Verfügung. Nach ein paar Einarbeitungen ist ein Teil des Erfahrungswissens aufgeschrieben, ganz nebenbei. Das ist besonders wertvoll, wenn erfahrene Kollegen in den nächsten Jahren in Rente gehen.
Beispielrechnung
Angenommen, Sie stellen im Jahr acht Mitarbeiter in Fertigung, Arbeitsvorbereitung und Verwaltung ein. In den ersten acht Wochen stellt jeder im Schnitt 15 Fragen am Tag, und jede kostet den Paten fünf Minuten samt Unterbrechung. Das sind pro Neueinstellung rund 50 Stunden Patenzeit, im Jahr rund 400 Stunden. Kann der Assistent die Hälfte dieser Fragen beantworten, gewinnen Ihre erfahrenen Leute etwa 200 Stunden im Jahr zurück.
Diese Rechnung ist bewusst vorsichtig. Fehler, die aus nicht gestellten Fragen entstehen, und das aufgeschriebene Wissen sind darin nicht enthalten.
Grenzen
Ein Assistent ersetzt keine Einarbeitung an der Maschine. Wie man eine Werkzeugmaschine einrichtet, lernt man durch Zeigen und Üben. Sicherheitsunterweisungen sind persönliche Pflicht und bleiben es.
Der Assistent ist auch nur so gut wie das Material. Sind die Arbeitsanweisungen veraltet, gibt er veraltete Antworten, mit Fundstelle, sodass es auffällt. Deshalb gehört eine Pflege der Unterlagen dazu.
Und die Berechtigungen gelten auch hier: Eine neue Kollegin in der Fertigung sieht keine Kalkulationen oder Personalunterlagen, auch wenn sie danach fragt.
Ein Punkt wird gern unterschätzt: Der Assistent soll Fragen beantworten, nicht Neue bewerten. Welche Fragen jemand stellt, ist kein Leistungsnachweis und sollte auch nicht so ausgewertet werden. Ausgewertet wird, welche Fragen häufig vorkommen und wo Antworten fehlen, ohne Bezug auf einzelne Personen. Das gehört in Betrieben mit Betriebsrat auch dorthin besprochen.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen in einer Abteilung, in der regelmäßig eingearbeitet wird. Gemeinsam mit einem erfahrenen Paten sammeln wir die typischen Fragen der ersten Wochen und prüfen, welche sich aus vorhandenen Unterlagen beantworten lassen. Die Lücken schließen wir gezielt. Dann läuft der Assistent bei der nächsten Einarbeitung mit, und Sie sehen, ob er hilft. Mehr unter Vorgehen.