Freitag, 16 Uhr, Frist bis Dienstag
Ein Kunde aus dem Anlagenbau meldet, dass bei 14 von 200 gelieferten Flanschen die Passbohrung außerhalb der Toleranz liegt. Er sperrt die Lieferung und verlangt einen 8D-Report bis Dienstag. Der Qualitätsleiter des Lieferanten weiß, was jetzt kommt.
Er sucht den Fertigungsauftrag, die Messprotokolle der Erstteilprüfung, das Werkzeugwechselprotokoll und die Einträge der Instandhaltung für die betreffende Woche. Er fragt in der Halle, wer an der Maschine stand. Er prüft, ob aus demselben Los noch Teile im Lager liegen oder schon an einen zweiten Kunden gegangen sind. Am Montagmittag hat er die Unterlagen beisammen. Für die Ursachenanalyse bleibt ein Nachmittag.
Woran es tatsächlich liegt
Der 8D-Report ist eine bewährte Methode mit acht Schritten, von der Teambildung über Sofortmaßnahmen und Ursachenanalyse bis zum Abschluss. Die Methode ist selten das Problem. Zeit kostet das Zusammentragen der Fakten, auf denen sie aufbaut.
Diese Fakten liegen verstreut. Die Prüfwerte im Messraum, die Maschinendaten an der Steuerung oder in der Betriebsdatenerfassung, die Reparaturen in der Liste der Instandhaltung, die Lieferungen im ERP. Jedes System führt seine eigene Uhr und seine eigenen Bezeichnungen.
Am schwersten wiegt, was niemand nachschlägt. Ob dieselbe Bohrung vor zwei Jahren schon einmal Ärger gemacht hat und ob die damalige Maßnahme gehalten hat, weiß vielleicht ein langjähriger Kollege. In den alten Berichten steht es, nur liest sie unter Zeitdruck niemand.
8D-Report erstellen in der Praxis
Die Abweichung sauber beschreiben
Am Anfang steht eine Beschreibung, die ohne Rückfrage verständlich ist: welches Merkmal, welche Vorgabe, welcher Zeichnungsstand, welcher Messwert. Die Vorgabe wird mit Dokument und Stelle belegt und nicht nur behauptet. Das spart die erste Rückfrage des Kunden, die sonst fast immer kommt.
Wissen, wo die Teile sind
Aus Fertigungsauftrag, Losnummer und Lieferscheinen wird ermittelt, wie viele Teile verdächtig sind und wo sie sich befinden. Fünf Orte kommen in Frage: in der Fertigung, im Prüfbereich, im Lager, auf dem Transport, beim Kunden. Ein Ort, den noch niemand geprüft hat, gilt als offen und nicht als frei.
Sind Teile bereits ausgeliefert, entsteht der Entwurf einer Benachrichtigung, mit der Frist, die im Liefervertrag steht. Abgeschickt wird sie von Ihrem Qualitätsleiter.
Frühere Fälle zeigen
Zu jeder neuen Abweichung werden frühere Fälle zum selben Teil, Merkmal oder zur selben Maschine angezeigt, samt damaliger Ursache und Maßnahme. Liegen Kundenreklamationen bereits als Vorgänge vor, etwa aus dem Reklamationsmanagement, fließen sie ein. Stand eine Maßnahme im alten Bericht und tritt der Fehler wieder auf, ist das die wichtigste Zeile im neuen Entwurf.
Ursachen ordnen statt raten
Prüfwerte, Maschinendaten und Instandhaltung kommen auf eine gemeinsame Zeitachse. Vorher wird geprüft, ob die Uhren der Systeme übereinstimmen. Weichen sie voneinander ab, wird kein Zusammenhang behauptet.
Das Ergebnis ist eine Liste möglicher Ursachen. Zu jeder steht, was dafür spricht, was dagegen spricht und welcher Versuch sie am günstigsten bestätigen oder ausschließen würde. Regelkarten werden gerechnet und nicht nach Augenmaß beurteilt.
Was der Entwurf enthält und was nicht
Vorbereitet werden die Schritte D1 bis D5 und D7: Team, Problembeschreibung, Sofortmaßnahmen, Ursachenanalyse, geplante Abstellmaßnahmen und Vorschläge gegen das Wiederauftreten. D6 und D8 bleiben leer, bis die Maßnahme wirklich eingeführt, ihre Wirksamkeit nachgewiesen und der Fall abgeschlossen ist.
Beispielrechnung
Angenommen, Ihr Betrieb schreibt 30 8D-Reports im Jahr und braucht für das Zusammentragen der Unterlagen je Fall sechs Stunden. Das sind 180 Stunden. Lassen sich davon zwei Drittel einsparen, bleiben 120 Stunden für Ursachenanalyse und Maßnahmen, also für den Teil, der den Fehler tatsächlich abstellt.
Die Zahlen sind Annahmen. Der größere Hebel liegt bei Wiederholfehlern: Wenn ein früherer Fall beim Schreiben sichtbar wird, wird seltener eine Maßnahme ein zweites Mal beschlossen, die schon einmal nicht gehalten hat.
Worauf es ankommt
Die Ursache legt ein Mensch fest. Eine Liste mit Belegen ist eine Hilfe für die Analyse und kein Ergebnis. Wer den Entwurf ungelesen an den Kunden schickt, hat die Methode abgeschafft und den Aufwand trotzdem.
Die Daten müssen rückverfolgbar sein. Ohne Los- oder Chargenbezug lässt sich nicht eingrenzen, welche Teile betroffen sind. Wo dieser Bezug fehlt, ist er das erste Thema, noch vor jeder Automatisierung.
Viele Kunden verlangen ihr eigenes Formblatt und eigene Fristen, in der Automobilindustrie oft nach festen Vorgaben. Formate und Fristen werden je Kunde hinterlegt. Zertifizierungsfragen beurteilt weiterhin Ihr Qualitätsmanagement.
Prüfwerte und Reklamationen enthalten Kundennamen und Angaben über Ihre Fertigung. Die Verarbeitung gehört auf Server in Deutschland. Die Checkliste zum datenschutzkonformen KI-Einsatz hilft bei der Einordnung.
Wie wir vorgehen
Wir nehmen uns zuerst fünf bis zehn abgeschlossene 8D-Reports einer Teilefamilie vor und stellen nach, welche Unterlagen damals gebraucht wurden und woher sie kamen. Daraus ergibt sich, welche Quellen anzubinden sind. Dann läuft die Vorarbeit bei den nächsten echten Fällen mit, und Ihr Qualitätsleiter vergleicht den Entwurf mit dem, was er selbst zusammengetragen hätte. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.