Die Liste, die keiner pflegt
Freitagnachmittag, Vertriebsrunde. Der Geschäftsführer fragt, wie es um das Angebot für die Sonderspannvorrichtung steht, das vor drei Wochen rausging. Der zuständige Kollege weiß es nicht genau. Er wollte nachhaken, dann kam eine Reklamation dazwischen, dann die Urlaubsvertretung.
In vielen Betrieben gibt es eine Excel-Liste mit offenen Angeboten. Sie wurde einmal sorgfältig angelegt, und seitdem wird sie sporadisch gepflegt. Was fehlt, ist kein guter Wille, sondern ein Ablauf, der ohne Erinnerung im Kopf funktioniert.
Woran es tatsächlich liegt
Nachfassen ist eine Aufgabe ohne festen Zeitpunkt. Das Angebot selbst hat eine Frist, der Kunde wartet darauf. Das Nachfassen dagegen hat keinen, der darauf wartet. Es konkurriert mit allem, was heute brennt, und verliert.
Dazu kommt ein zweites Problem: Niemand weiß genau, welche Angebote überhaupt noch offen sind. Manche hat der Kunde längst abgesagt, per Telefon, ohne dass es irgendwo steht. Andere sind in Verhandlung, ohne dass das System es weiß. Die Liste ist also nicht nur unvollständig, sie ist auch unzuverlässig, und eine unzuverlässige Liste schaut man irgendwann nicht mehr an.
Angebot nachfassen mit festen Regeln statt nach Gefühl
Der Kern ist unspektakulär: Für jedes verschickte Angebot entsteht automatisch eine Wiedervorlage. Wann sie fällig wird, hängt von Regeln ab, die Sie festlegen. Ein Standardteil für einen Bestandskunden braucht einen anderen Rhythmus als eine Anlage im sechsstelligen Bereich.
Der Entwurf spart die Überwindung
Nachfassen fällt leichter, wenn die Mail schon dasteht. Der Entwurf nennt das Angebot, das Datum, die wichtigsten Positionen und gegebenenfalls die Bindefrist. Ihr Vertrieb liest ihn, ändert einen Satz und schickt ihn ab. Oder entscheidet, dass hier ein Anruf besser ist. Die Technik nimmt den Anlauf ab, nicht das Gespräch.
Antworten werden erkannt
Schreibt der Kunde zurück, wird die Mail dem Angebot zugeordnet. Eine Antwort wie „Wir haben uns für einen anderen Anbieter entschieden“ wird als möglicher Verlust vorgeschlagen, „Bitte noch zwei Wochen Geduld“ als Verschiebung. Bestätigt wird das von Ihrem Vertrieb, mit einem Klick.
Beispielrechnung
Angenommen, Sie verschicken 40 Angebote im Monat mit einem durchschnittlichen Wert von 15.000 Euro. Werden davon heute zehn nie nachgefasst, und würde systematisches Nachfassen bei nur einem davon den Ausschlag geben, wären das 15.000 Euro Auftragsvolumen im Monat.
Ob dieser eine Auftrag tatsächlich dazukommt, kann niemand vorher sagen. Die Rechnung zeigt nur, in welcher Größenordnung sich die Frage bewegt. Der Aufwand für die Automatisierung ist im Vergleich dazu überschaubar, weil es meist um Regeln und Entwürfe geht, nicht um aufwendige KI. Mehr zur Kostenfrage im Artikel Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?.
Grenzen und worauf es ankommt
Nachfassen ist Beziehungsarbeit. Ein Einkäufer, der dreimal eine gleichlautende Mail bekommt, merkt das, und er merkt es sich. Deshalb gilt: wenige, gut gesetzte Erinnerungen, immer mit Bezug auf das konkrete Angebot, und bei wichtigen Kunden lieber der Anruf.
Ebenso wichtig ist, dass die Daten stimmen. Wenn Angebote mal im ERP, mal als Word-Datei im Postfach entstehen, muss beides erfasst werden, sonst entstehen Lücken. Gut gepflegte Kundendaten helfen dabei, siehe CRM automatisch pflegen. Und der Vertrieb muss bereit sein, ein Ergebnis kurz zu bestätigen. Ohne diese kleine Disziplin bleibt die Übersicht so unzuverlässig wie die alte Liste.
Was die Übersicht über Ihre Angebote zeigt
Nachfassen ist der sichtbare Teil. Der unsichtbare ist, dass zum ersten Mal ein verlässliches Bild entsteht, welche Angebote offen, gewonnen oder verloren sind, und warum.
Nach einigen Monaten lassen sich Fragen beantworten, die heute im Bauchgefühl stecken. Gewinnen Sie Aufträge eher bei Bestandskunden oder bei neuen? Verlieren Sie ab einem bestimmten Volumen häufiger? Wie lange dauert es im Schnitt vom Angebot bis zur Bestellung, und ab wann wird ein Auftrag unwahrscheinlich?
Solche Antworten ändern, wie Sie Zeit im Vertrieb verteilen. Wenn sich zeigt, dass Angebote nach sechs Wochen ohne Rückmeldung kaum noch zum Auftrag werden, können Sie sie früher abschließen und die Liste sauber halten. Wenn Sie bei einer Produktgruppe auffällig oft am Preis verlieren, ist das ein Thema für die Kalkulation, nicht für den Vertrieb.
Wichtig ist, ehrlich zu erfassen. Der Verlustgrund „Preis“ ist schnell eingetragen, auch wenn es eigentlich die Lieferzeit war. Deshalb sollte die Auswahl der Gründe kurz und eindeutig sein.
Wie wir vorgehen
Nachfassen ist oft ein guter erster Baustein, weil er schnell Wirkung zeigt und wenig Vorarbeit braucht. In der kostenlosen 30-Minuten-Analyse klären wir, wo Ihre Angebote heute entstehen und wie viele offen sind. Danach legen wir gemeinsam die Regeln fest und setzen sie zum Festpreis um. Wer später auch die Angebotserstellung automatisieren möchte, baut darauf auf. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.