Marketing automatisieren: mehr Sichtbarkeit, ohne eigene Marketingabteilung.

Das Wissen ist da, der Artikel nicht

Dienstagnachmittag, ein Interessent ruft an. Er will wissen, warum seine Spannvorrichtung bei dünnwandigen Teilen Rattermarken hinterlässt. Ihr Anwendungstechniker erklärt es in zwanzig Minuten, präzise und verständlich, mit zwei Beispielen aus der Praxis. Der Interessent bedankt sich. Das Gespräch ist danach weg.

Genau diese Erklärung suchen jeden Monat Dutzende Einkäufer und Konstrukteure im Netz. Sie finden dann Texte von Wettbewerbern oder allgemeine Ratgeber, die das Problem nur streifen. Die Geschäftsführung weiß das seit Jahren. Auf der Liste steht „Fachartikel für die Website“, daneben ein Datum, das längst vorbei ist.

Woran es tatsächlich liegt

Am Wissen fehlt es nicht, und meistens auch nicht am guten Willen. Es fehlt an einem Ablauf, der zur Realität passt. Ein Ingenieur, der einen Artikel schreiben soll, braucht dafür einen freien Nachmittag, den er nie hat. Die Marketingverantwortliche, oft eine Person in Teilzeit oder die Assistenz der Geschäftsführung, kann formulieren, aber nicht beurteilen, ob die Aussage zur Spindellagerung stimmt.

Der naheliegende Ausweg, einfach ein KI-Werkzeug um einen Artikel zu bitten, macht es schlimmer. Heraus kommen glatte, allgemeine Texte ohne eigene Erfahrung, teils mit erfundenen Details. Ein austauschbarer Text schadet einem Fachbetrieb mehr als gar keiner, weil er genau das Gegenteil von Kompetenz signalisiert. Mehr dazu, warum frei genutzte Chat-Werkzeuge im Unternehmen an Grenzen stoßen, lesen Sie in ChatGPT im Unternehmen.

Fachartikel erstellen in der Praxis: Gespräch statt Schreibblockade

Die Lösung dreht die Arbeitsteilung um. Die Fachperson spricht, die KI schreibt, die Fachperson prüft. Damit das funktioniert, braucht es ein paar Bausteine, die vorher sauber eingerichtet werden.

Ein Leitfaden für Ihre Sprache

Bevor der erste Entwurf entsteht, sammeln wir vorhandene Texte, Prospekte und Angebote und leiten daraus einen kurzen Leitfaden ab: Wie spricht Ihr Haus Kunden an, welche Begriffe verwenden Sie, welche nicht. Dazu kommt eine Liste Ihrer Fachbegriffe, damit aus „Planscheibe“ nicht plötzlich „Drehteller“ wird.

Das Gespräch als Rohstoff

Ein strukturiertes Gespräch von 20 bis 30 Minuten liefert erstaunlich viel Material. Wir arbeiten mit einem Fragenkatalog pro Thema: Welches Problem hat der Kunde, woran erkennt er es, was sind typische Fehler, wann ist Ihre Lösung nicht die richtige. Gerade die letzte Frage macht Texte glaubwürdig.

Ein Entwurf, der seine Unsicherheiten zeigt

Der Entwurf markiert alle Stellen, an denen Zahlen, Normen oder Werkstoffangaben stehen. Die Fachperson sieht auf einen Blick, was sie prüfen muss, und muss nicht den ganzen Text Satz für Satz misstrauisch lesen. Aus einem fertigen Artikel lassen sich anschließend Beiträge für LinkedIn oder den Newsletter ableiten.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie möchten einen Fachartikel pro Monat veröffentlichen. Ohne festen Ablauf schreibt ein Ingenieur dafür etwa acht Stunden, die Marketingverantwortliche überarbeitet weitere vier Stunden. Das sind zwölf Stunden pro Artikel, und in der Praxis passiert es deshalb meist gar nicht.

Mit dem beschriebenen Ablauf rechnen wir mit einer halben Stunde Gespräch, einer Stunde fachlicher Prüfung und zwei Stunden Redaktion und Freigabe. Zusammen also etwa dreieinhalb Stunden. Über ein Jahr sind das rund 40 statt rund 140 Stunden für zwölf Artikel. Der eigentliche Gewinn ist aber, dass die Artikel überhaupt erscheinen. Ihre tatsächlichen Werte klären wir im Pilot mit drei Artikeln.

Worauf es ankommt

Die KI kann sich irren, und zwar überzeugend. Deshalb gilt ohne Ausnahme: Keine technische Aussage geht ohne Prüfung durch eine Fachperson online. Kennwerte, Normverweise und Leistungsangaben übernimmt der Entwurf nur aus Ihren Unterlagen, nicht aus allgemeinem Wissen.

Wer Fachartikel erstellen lässt, um bei Suchmaschinen besser gefunden zu werden, sollte die Erwartungen realistisch halten. Ein Artikel wirkt selten nach vier Wochen, eher nach einigen Monaten, und nur, wenn er eine Frage wirklich besser beantwortet als andere Seiten. Genau dafür ist die Erfahrung Ihrer Fachleute der entscheidende Vorteil. Allgemeine Ratgebertexte gibt es genug, die Antwort eines Anwendungstechnikers mit zwanzig Jahren Praxis nicht.

Ebenso wichtig ist die Frage, was öffentlich werden darf. Kundennamen, Projektdetails, Toleranzen aus Kundenzeichnungen oder interne Kalkulationsgrundlagen gehören nicht in einen Fachartikel. Wir legen gemeinsam fest, welche Unterlagen überhaupt in den Ablauf einfließen. Die Datenverarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Und schließlich der Takt. Ein Artikel pro Monat, der zuverlässig erscheint, ist mehr wert als zehn im ersten Quartal und dann Stille. Gute Artikel arbeiten übrigens auch im Vertrieb: als Link in einer Angebotsmail, als Antwort auf eine wiederkehrende Kundenfrage oder als Unterlage für neue Kollegen. Der Ablauf erinnert an offene Gespräche und Prüfungen, aber eine Person im Haus muss ihn verantworten.

Wie wir vorgehen

Wir starten mit einem kleinen Pilot: Leitfaden und Begriffsliste anlegen, drei Themen auswählen, drei Gespräche führen, drei Artikel bis zur Freigabe bringen. Danach wissen Sie, wie viel Zeit es Ihre Fachleute wirklich kostet und ob die Qualität stimmt. Erst dann entscheiden Sie, ob der Ablauf dauerhaft eingerichtet wird. Wie die Schritte im Einzelnen aussehen, beschreiben wir unter Vorgehen.

Der letzte Beitrag ist sieben Monate alt

Die Unternehmensseite auf LinkedIn zeigt als neuesten Beitrag die Einladung zur letzten Messe. Davor ein Glückwunsch zum Firmenjubiläum. Wer die Seite besucht, bekommt den Eindruck, dass wenig los ist. Dabei war in den sieben Monaten einiges los.

Die Montage hat eine Anlage nach Skandinavien ausgeliefert. Ein Servicetechniker hat bei einem Kunden ein Problem gelöst, das drei Wettbewerber vorher nicht in den Griff bekamen. Zwei Auszubildende haben ihre Prüfung mit Auszeichnung bestanden. Der Vertriebsleiter hat von allem Fotos auf dem Handy. Gepostet hat er nichts, weil er nicht wusste, was er schreiben soll, und weil der Montagmorgen wieder voller Angebote war.

Woran es tatsächlich liegt

LinkedIn Marketing im Mittelstand hat ein Organisationsproblem, kein Ideenproblem. Die Themen entstehen verteilt im ganzen Betrieb, aber sie landen nirgends. Niemand ist zuständig, und wenn doch, dann nebenbei. Zwischen Foto und fertigem Beitrag liegen Fragen, die niemand schnell beantworten kann: Darf man den Kunden nennen? Ist der Kollege einverstanden? Wie formuliert man das, ohne nach Werbebroschüre zu klingen?

Dazu kommt ein Missverständnis. Viele glauben, für Sichtbarkeit müsse man täglich posten. Für einen Maschinenbauer reicht ein verlässlicher, ruhiger Takt, solange die Inhalte echt sind. Ein Einkäufer, der Sie als Lieferanten prüft, will sehen, dass Sie aktiv sind und wissen, wovon Sie reden. Er will keine Motivationssprüche.

LinkedIn Marketing in der Praxis: vom Handyfoto zum Beitrag

Ein funktionierender Ablauf braucht drei Dinge: einen Ort, an dem Themen landen, jemanden, der daraus Entwürfe macht, und eine klare Freigabe.

Ein Briefkasten für Themen

Wir richten einen einfachen Kanal ein, zum Beispiel in Microsoft Teams oder per E-Mail-Adresse. Wer im Betrieb etwas Zeigenswertes erlebt, schickt ein Foto und zwei Sätze, gern auch als Sprachnotiz. Mehr wird nicht verlangt. Das System sortiert die Einsendungen nach Thema und prüft, ob Angaben fehlen, etwa die Bildfreigabe.

Entwürfe, die nach Ihnen klingen

Aus den Einsendungen entstehen Beitragsentwürfe. Grundlage ist ein kurzer Leitfaden für jede Person, die postet: Wie schreibt die Geschäftsführerin, wie der Vertriebsleiter, welche Wörter benutzen beide nie. Auf Wunsch fließen auch Fachartikel als Quelle ein, aus denen sich mehrere kurze Beiträge ableiten lassen.

Freigabe ohne Umwege

Die Entwürfe liegen gesammelt in einer Übersicht. Die verantwortliche Person liest, ändert, gibt frei oder verwirft. Das dauert pro Beitrag wenige Minuten. Ob dann automatisch geplant oder von Hand veröffentlicht wird, entscheiden Sie.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie wollen zwei Beiträge pro Woche veröffentlichen. Ohne Ablauf kostet ein Beitrag mit Themensuche, Nachfragen, Formulieren und Bildauswahl schnell 45 Minuten, also rund 90 Minuten pro Woche. In der Praxis fällt das als Erstes weg, sobald es im Tagesgeschäft eng wird.

Mit vorbereiteten Entwürfen rechnen wir mit etwa 10 Minuten pro Beitrag für Prüfung und Freigabe, dazu 15 Minuten pro Woche für Kommentare. Zusammen also gut eine halbe Stunde. Der Unterschied liegt weniger in der eingesparten Zeit als darin, dass es dauerhaft funktioniert. Wie hoch Ihr Aufwand wirklich ist, sehen Sie nach den ersten vier Wochen.

Grenzen und worauf es ankommt

Automatisieren lässt sich die Vorbereitung, nicht die Beziehung. Kommentare beantworten, auf Nachrichten reagieren, Menschen nach einem Gespräch vernetzen: das bleibt Ihre Aufgabe. Werkzeuge, die automatisch Kontaktanfragen verschicken oder Beiträge anderer kommentieren, setzen wir nicht ein. Sie verstoßen gegen die Nutzungsbedingungen und schaden Ihrem Ruf.

Vorsicht gilt auch bei Inhalten. Kundenanlagen, Zeichnungen auf dem Monitor im Hintergrund, Typenschilder: Auf Fotos ist oft mehr zu sehen, als man denkt. Der Ablauf weist auf solche Punkte hin, entscheiden muss ein Mensch. Fotos von Mitarbeitern brauchen deren Einwilligung.

Wichtig ist auch die Erwartung an Zahlen. Reichweite und Likes sagen im B2B wenig darüber, ob ein Beitrag wirkt. Aussagekräftiger ist, wer reagiert: Einkäufer, Konstrukteure, Bewerber aus der Region. Ein Beitrag mit dreißig Reaktionen von den richtigen Leuten ist mehr wert als einer mit dreihundert aus dem Bekanntenkreis. Der monatliche Überblick zeigt deshalb nicht nur Zahlen, sondern auch, aus welchen Unternehmen und Funktionen die Reaktionen kamen, soweit LinkedIn das ausweist.

Und schließlich: Nicht jeder Beitrag braucht KI. Ein Glückwunsch an die Auszubildenden schreibt sich in zwei Minuten selbst. Die Unterstützung lohnt sich vor allem bei Fachthemen und bei der Planung.

Wie wir vorgehen

Wir beginnen mit einem Gespräch über Ziele und Zuständigkeiten, legen Leitfäden für die beteiligten Personen an und füllen den Themenpool mit dem, was Sie ohnehin haben. Nach vier Wochen schauen wir gemeinsam, was funktioniert. Wenn Sie nach Messen besonders viel Material haben, lohnt sich der Blick auf Messekontakte. Den allgemeinen Ablauf finden Sie unter Vorgehen.

Die Excel-Liste von 2019

Im Vertriebslaufwerk liegt eine Datei namens „Newsletter-Verteiler“. Sie hat 1.100 Zeilen, einige Ansprechpartner sind längst in Rente, bei manchen Firmen steht nur die Info-Adresse. Die letzte Ausgabe des Kundennewsletters ging vor 14 Monaten raus. Damals hat die Assistenz der Geschäftsführung zwei Tage daran gesessen.

Dabei gäbe es genug zu berichten. Die neue Steuerungsversion für eine Baureihe ist verfügbar. Ab Januar ändern sich Lieferzeiten für einige Ersatzteile. Die Hotline ist zwischen den Jahren nur eingeschränkt besetzt. Diese Informationen erreichen die Kunden heute, wenn überhaupt, über einzelne Mails der Vertriebler, jeder mit eigenem Wortlaut und eigenem Verteiler.

Woran es tatsächlich liegt

Ein Newsletter ist im Mittelstand ein Projekt, das jedes Mal bei null anfängt. Inhalte suchen, Texte schreiben, Empfänger zusammenstellen, Abmeldungen nachtragen. Weil das so mühsam ist, wird es selten gemacht. Und weil es selten gemacht wird, gibt es keine Routine.

Das zweite Problem sind die Daten. Wer welche Maschine hat, steht im ERP. Wer Ansprechpartner ist, steht im CRM oder in Outlook. Wer eingewilligt hat, steht oft nirgends. Ohne saubere Empfängerdaten lässt sich ein Newsletter nicht sinnvoll automatisieren, egal wie gut das Werkzeug ist. Deshalb beginnt die Arbeit dort, wo es am wenigsten glamourös ist.

Newsletter automatisieren in der Praxis: Inhalte, Empfänger, Freigabe

Ein guter Ablauf trennt drei Aufgaben, die heute an einer Person hängen: Inhalte sammeln, Empfänger zuordnen und Texte formulieren.

Inhalte sammeln sich von selbst

Neue Fachartikel auf der Website, Servicehinweise aus der Technik, Termine aus dem Messekalender: Solche Quellen werden laufend erfasst und für die nächste Ausgabe vorgemerkt. Wer im Betrieb etwas für Kunden Relevantes hat, schickt es an eine feste Adresse. Vor jeder Ausgabe liegt so eine Themenliste bereit, aus der Sie auswählen.

Die richtige Info an die richtigen Kunden

Ein Hinweis zur Steuerungsversion interessiert nur Kunden mit dieser Baureihe. Mit Daten aus ERP und CRM lassen sich Empfängergruppen bilden, etwa nach Maschinentyp, Branche oder Sprache. Gleichzeitig wird der Verteiler aufgeräumt: Dubletten, veraltete Kontakte, fehlende Einwilligungen. Das passt gut zusammen mit einer automatischen CRM-Pflege.

Entwürfe statt leerer Seite

Für jede Gruppe entsteht ein Entwurf: kurze Texte, die auf ausführlichere Inhalte auf Ihrer Website verweisen, eine klare Betreffzeile, ein namentlicher Absender. Sie lesen, ändern und geben frei. Versendet wird über Ihr bestehendes Werkzeug.

Kundeninfos, die nicht warten können

Neben dem regelmäßigen Newsletter gibt es Anlässe, die schnell eine bestimmte Gruppe erreichen müssen: ein Sicherheitshinweis zu einer Baureihe, geänderte Öffnungszeiten der Hotline, eine Preisanpassung zum Jahreswechsel. Auch dafür nutzt der Ablauf dieselben Empfängergruppen. Der Entwurf ist in wenigen Minuten fertig, die Freigabe bleibt bei Ihnen. So bekommen alle betroffenen Kunden dieselbe Information zur selben Zeit, statt dass jeder Vertriebler seine eigene Version verschickt.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie möchten sechs Ausgaben im Jahr verschicken, an drei Kundengruppen. Ohne Ablauf rechnen wir pro Ausgabe mit etwa zwei Arbeitstagen, also rund 16 Stunden. Bei sechs Ausgaben sind das knapp 100 Stunden im Jahr, ein Grund, warum es bei einer Ausgabe bleibt.

Mit gesammelten Inhalten und vorbereiteten Entwürfen schätzen wir pro Ausgabe etwa drei bis vier Stunden für Auswahl, Prüfung und Freigabe. Hinzu kommt einmalig die Bereinigung des Verteilers, die je nach Zustand der Daten einige Tage dauern kann. Diese einmalige Arbeit ist die Voraussetzung für alles Weitere.

Grenzen und worauf es ankommt

Rechtlich ist ein Newsletter kein Selbstläufer. Werbliche E-Mails brauchen eine Rechtsgrundlage, in der Regel eine dokumentierte Einwilligung mit Bestätigung per E-Mail. Abmeldungen müssen sofort und zuverlässig wirken. Der Ablauf unterstützt das technisch, die Entscheidung, wer angeschrieben werden darf, treffen Sie gemeinsam mit Ihrer Rechtsberatung. Mehr zum Datenschutz beim Einsatz von KI finden Sie in unserer Checkliste.

Auch inhaltlich gibt es Grenzen. Preisänderungen, Lieferverzögerungen oder Rückrufe sind heikle Themen. Hier formuliert die KI höchstens einen Vorschlag, der genaue Wortlaut liegt bei Geschäftsführung oder Vertriebsleitung. Und nicht jede Kundeninfo gehört in einen Newsletter: Wenn ein wichtiger Kunde persönlich betroffen ist, ruft man an.

Schließlich sollten Sie Erfolg nüchtern messen. Ein B2B-Newsletter wird selten unmittelbar Aufträge auslösen. Er hält Sie bei Kunden präsent, die vielleicht erst in zwei Jahren eine neue Anlage brauchen.

Wie wir vorgehen

Wir beginnen mit dem Verteiler: Welche Daten haben Sie, wo liegen sie, was ist verwertbar. Danach legen wir Empfängergruppen und Quellen fest und bereiten gemeinsam die erste Ausgabe vor. Nach zwei Ausgaben entscheiden Sie, wie es weitergeht. Den allgemeinen Ablauf beschreiben wir unter Vorgehen.

Fünf Versionen eines Datenblatts

Ein Kunde aus Frankreich ruft an. Im französischen Datenblatt steht eine maximale Spindeldrehzahl von 6.000 Umdrehungen, im deutschen 6.500, im ERP 6.300. Welcher Wert stimmt? Der Produktmanager sucht eine halbe Stunde, findet heraus, dass der Wert vor zwei Jahren angepasst wurde, und dass die französische Fassung nie aktualisiert wurde.

So sieht der Alltag in vielen Betrieben aus. Datenblätter liegen als Word-Dateien im Laufwerk, jede Sprache als eigene Kopie. Der Onlineshop für Ersatzteile hat bei 300 Artikeln nur die Artikelbezeichnung aus dem ERP, weil für richtige Texte nie Zeit war. Und das Übersetzungsbüro bekommt jedes Jahr Aufträge für Texte, die sich nur in zwei Zahlen unterscheiden.

Woran es tatsächlich liegt

Das Grundproblem ist, dass Texte und Daten getrennt gepflegt werden. Der technische Wert lebt im ERP, der Text drumherum in einem Dokument. Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden, in jeder Sprache. Das macht niemand zuverlässig, weil es niemandes Hauptaufgabe ist.

Bei Übersetzungen kommt die Terminologie dazu. Ohne festes Glossar übersetzt jeder Übersetzer und jedes Werkzeug Fachbegriffe etwas anders. Uneinheitliche Begriffe wirken bei Kunden unprofessionell und führen im Service zu echten Missverständnissen. Wer im Ausland ein Ersatzteil sucht, findet es nicht, wenn der Begriff im Katalog ein anderer ist als im Handbuch.

Produkttexte und Datenblätter in der Praxis: Daten zuerst

Der Ansatz ist einfach: Die Stammdaten sind die einzige Quelle für Zahlen. Texte werden aus ihnen erzeugt, nicht daneben gepflegt.

Vorlagen pro Produktgruppe

Für jede Produktgruppe legen wir gemeinsam fest, wie ein guter Text aussieht: Aufbau, Länge, welche Merkmale vorne stehen, welche Anwendungen genannt werden. Die KI füllt diese Vorlage mit den Werten aus den Stammdaten und mit beschreibenden Informationen aus vorhandenen Prospekten. Das Ergebnis ist einheitlich, ohne gleichförmig zu klingen.

Automatischer Abgleich der Werte

Jede Zahl im fertigen Text wird gegen die Stammdaten geprüft, bevor ein Mensch ihn liest. Stimmt etwas nicht, wird es markiert. So fällt eine Abweichung wie bei der Spindeldrehzahl auf, bevor sie beim Kunden ankommt.

Übersetzung mit Ihrem Glossar

Das Fachglossar legt fest, wie jeder wichtige Begriff in jeder Sprache heißt. Die Übersetzung hält sich daran, neue Begriffe werden zur Freigabe vorgeschlagen. Das Glossar wächst mit jedem Durchlauf und lässt sich auch an Ihr Übersetzungsbüro weitergeben.

Änderungen nur einmal pflegen

Ändert sich ein Wert in den Stammdaten, zeigt der Ablauf alle Texte und Sprachfassungen, in denen er vorkommt, und schlägt die Anpassung vor. Statt fünf Dokumente in vier Sprachen von Hand zu suchen, prüft jemand eine Liste und gibt frei. Gerade bei Produkten, die über Jahre weiterentwickelt werden, ist das der größte Nutzen, weil genau hier heute die Abweichungen entstehen.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie haben 200 Ersatzteile und Zubehörartikel, für die Sie Shoptexte in Deutsch und Englisch brauchen. Von Hand rechnen wir mit etwa 15 Minuten pro Artikel und Sprache für Recherche und Text, zusammen also rund 100 Stunden.

Mit Vorlagen und automatischem Werteabgleich bleibt vor allem die Prüfung. Bei geschätzt drei Minuten pro Artikel und Sprache sind das rund 20 Stunden, dazu einmalig einige Tage für Vorlagen und Glossar. Ob sich das lohnt, hängt vor allem davon ab, wie gut Ihre Stammdaten sind. Das finden wir im Pilot mit einer Produktgruppe heraus.

Grenzen und worauf es ankommt

Die wichtigste Grenze betrifft sicherheitsrelevante Texte. Betriebsanleitungen, Warnhinweise und Angaben zur Konformität unterliegen eigenen Anforderungen, etwa aus der Maschinenrichtlinie und künftig der EU-Maschinenverordnung. Solche Texte automatisieren wir nicht, ihre Übersetzung gehört in die Hände von Fachübersetzern mit fachlicher Prüfung. Das Glossar kann dort trotzdem helfen.

Die zweite Grenze sind die Daten selbst. Wenn im ERP falsche Werte stehen, entstehen daraus falsche Texte, nur schneller. Häufig ist der erste Schritt deshalb eine Bereinigung der Stammdaten, die sich mit einer sauberen Datenübertragung zwischen ERP und Excel verbinden lässt.

Und schließlich bleibt die fachliche Prüfung. Gerade bei neuen Produkten beschreibt die KI Anwendungen, die plausibel klingen, aber nicht freigegeben sind. Deshalb gibt immer eine Fachperson frei. Gute Produkttexte helfen übrigens auch bei der Beantwortung von Ersatzteilanfragen und als Quelle für einen Website-Assistenten.

Wie wir vorgehen

Wir wählen eine Produktgruppe aus, prüfen die vorhandenen Daten und legen Vorlage und Glossar an. Danach entstehen die ersten Texte, die Ihre Fachleute prüfen. Nach dem Pilot wissen Sie, wie gut Ihre Daten sind und wie viel Prüfaufwand bleibt. Mehr dazu unter Vorgehen.

Freitag nach der Messe

Die Messe ist vorbei, der Stand abgebaut. Im Büro liegt ein brauner Umschlag mit 140 Visitenkarten. Auf manchen steht hinten etwas: „will Angebot für 2 Achsen, Q2“, „Kollege von Hr. Weber“, „Rückruf nach Ostern“. Bei anderen weiß niemand mehr, wer das Gespräch geführt hat.

Am Montag beginnt das Tagesgeschäft, liegen gebliebene Anfragen, Reklamationen, ein dringender Liefertermin. Die Visitenkarten werden nach und nach abgetippt, wenn jemand Luft hat. Nach drei Wochen ist etwa die Hälfte im CRM, nachgefasst wurde bei einem Dutzend. Der Interessent mit den zwei Achsen hat inzwischen bei einem Wettbewerber angefragt, der sich am Dienstag nach der Messe gemeldet hat.

Woran es tatsächlich liegt

Messen sind teuer. Standfläche, Aufbau, Reisekosten und vier Tage Arbeitszeit mehrerer Mitarbeiter summieren sich schnell auf einen hohen fünfstelligen Betrag. Der Wert dieser Investition liegt in den Kontakten. Trotzdem wird ausgerechnet die Erfassung als lästige Nacharbeit behandelt.

Das Problem ist der Zeitpunkt. Am Stand ist keine Zeit zum Tippen, abends im Hotel ist man müde, und danach wartet der Schreibtisch. Jeder Tag zwischen Gespräch und Erfassung kostet Erinnerung und Vorsprung. Was am Stand besprochen wurde, weiß nach einer Woche nur noch der, der es aufgeschrieben hat.

Messekontakte erfassen in der Praxis: am Stand, nicht im Büro

Der Ansatz verlegt die Erfassung dorthin, wo das Wissen frisch ist, und macht sie so kurz, dass sie niemand auslässt.

Eine Minute pro Kontakt

Nach dem Gespräch fotografiert der Vertriebler die Visitenkarte und spricht eine kurze Notiz ins Handy: Wer war das, was interessiert ihn, was haben wir vereinbart. Das Foto und die Notiz gehen an eine feste Adresse oder in einen Kanal. Mehr ist am Stand nicht zu tun.

Aus Notiz wird Datensatz

Im Hintergrund werden Karte und Notiz ausgewertet. Es entsteht ein vollständiger Kontakt mit Firma, Funktion, Interessengebiet, Dringlichkeit und nächstem Schritt. Der Abgleich mit Ihrem CRM erkennt, ob die Firma schon Kunde ist oder ob es den Kontakt schon gibt. Das passt gut zu einer automatischen CRM-Pflege.

Nachfassen, solange das Gespräch frisch ist

Noch am Abend oder am nächsten Morgen liegen für jeden Kontakt Entwürfe bereit, die sich auf das tatsächliche Gespräch beziehen. Der Vertriebler liest, passt an und verschickt. Wer ein Angebot erwartet, wird zur Anfrage, wer Zeit braucht, bekommt eine Erinnerung im Kalender. Für Angebote, die danach entstehen, hilft ein Ablauf zum Nachfassen von Angeboten.

Beispielrechnung

Angenommen, Sie bringen von einer Messe 150 Kontakte mit. Für das Abtippen, Zuordnen und Nachschlagen im CRM rechnen wir von Hand mit etwa sechs Minuten pro Kontakt, also rund 15 Stunden. Dazu kommt das Schreiben der Nachfass-Mails, bei fünf Minuten pro Mail weitere gut 12 Stunden.

Mit dem beschriebenen Ablauf bleiben die Minute am Stand und etwa zwei Minuten für Prüfung und Versand jeder Mail. Zusammen sind das rund siebeneinhalb Stunden, verteilt auf mehrere Personen. Entscheidend ist aber, dass die Mails innerhalb von ein bis zwei Tagen rausgehen statt nach drei Wochen.

Grenzen und worauf es ankommt

Kein System kann einschätzen, ob ein Gesprächspartner ein ernsthafter Interessent ist oder nur Prospekte sammelt. Diese Einschätzung gehört in die Sprachnotiz, und sie kommt vom Menschen am Stand. Auch Preise, Liefertermine und technische Zusagen formuliert die KI nicht, sie verweist darauf, dass der Vertrieb sich meldet.

Beim Datenschutz gilt: Eine persönliche Antwort auf ein konkretes Gespräch ist etwas anderes als Werbung. Wer Messekontakte in einen Newsletter übernehmen möchte, braucht dafür in der Regel eine Einwilligung. Gesprächsnotizen sollten sachlich bleiben, denn sie stehen später im CRM und sind gegebenenfalls auskunftspflichtig.

Nicht jeder Kontakt verdient den gleichen Aufwand. Ein Student, der nach Praktikumsplätzen fragt, ein Wettbewerber auf Erkundungstour, ein Händler aus einem Land, das Sie nicht beliefern: Solche Kontakte sollen erfasst, aber nicht wie Interessenten behandelt werden. Die Sprachnotiz am Stand reicht, um sie einzuordnen. Der Ablauf schlägt dann eine passende Antwort vor oder legt sie ohne Nachfass-Aufgabe ab.

Und schließlich hängt alles daran, dass die Erfassung tatsächlich passiert. Wir richten den Ablauf so ein, dass er vor der Messe einmal mit dem Standteam geübt wird.

Wie wir vorgehen

Wir richten den Ablauf einige Wochen vor Ihrer nächsten Messe ein, verbinden ihn mit Ihrem CRM und testen ihn mit dem Standteam. Nach der Messe schauen wir gemeinsam, wie viele Kontakte erfasst und nachgefasst wurden. Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie unter Vorgehen.