Ihr Wissen ist im Haus. Die Frage ist, ob man es findet
Dienstagvormittag in der Montage. Ein Kunde meldet, dass an seiner Anlage aus 2017 eine Dichtung ständig nachgibt. Der Monteur erinnert sich vage, dass es genau dieses Problem schon einmal gab. Die Lösung steht vermutlich in einem Servicebericht, oder in einer Mail des Kollegen, der inzwischen in Rente ist, oder in einer Änderungsnotiz im PDM. Er fragt erst den Meister, dann den Konstrukteur. Nach einer Dreiviertelstunde hat er drei Meinungen und keine Fundstelle.
Solche Szenen sind im Maschinenbau Alltag. Die gültige Zeichnung liegt im Projektordner, aber welcher Index gilt? Die Prüfanweisung ist irgendwo auf dem Laufwerk unter „QS\alt\neu“. Und wichtiges Erfahrungswissen hängt an einzelnen Kollegen, die dadurch ständig unterbrochen werden.
Woran es tatsächlich liegt
An fehlender Ordnung liegt es seltener, als man denkt. Die meisten Betriebe haben eine Ablagestruktur, ein ERP, vielleicht ein PDM. Das Problem ist, dass jedes System nur seinen eigenen Teil kennt und die Suche nach Dateinamen funktioniert, nicht nach Inhalt. Wer nicht weiß, wie ein Dokument heißt und wo es liegt, findet es nicht.
Dazu kommt Wissen, das nie aufgeschrieben wurde: welche Schweißfolge bei dünnwandigen Rahmen funktioniert, welcher Lieferant bei Härteangaben großzügig rechnet, warum Maschine 4 morgens erst warmlaufen muss. Dieses Wissen existiert nur, solange die richtige Person im Haus ist.
Wissensdatenbank als Schicht über dem Bestehenden
Eine Wissensbasis ist kein neues Laufwerk und kein weiteres Portal. Sie ist eine Schicht über dem, was Sie bereits haben. Dokumente bleiben, wo sie sind. Erschlossen wird, was darin steht, verbunden mit der Information, wer was sehen darf.
Danach beantwortet ein Assistent Fragen wie „Welche Prüfanweisung gilt für diese Baugruppe?“ mit einer Antwort samt Fundstelle. Nicht mit einer erfundenen Auskunft, sondern mit einem Verweis auf das Dokument, aus dem sie stammt, mit Stand und Seite. Der Monteur aus dem Beispiel oben hätte in zwei Minuten den Servicebericht von damals gehabt und könnte selbst beurteilen, ob die Lösung passt. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Beitrag Wie eine KI-Wissensdatenbank funktioniert.
Warum Berechtigungen der schwierigste Teil sind
Sobald Wissen an einer Stelle auffindbar ist, wird es gefährlich, wenn jeder alles sieht. Kalkulationen, Personalunterlagen, Verträge, Gehaltslisten. Ein Berechtigungssystem entscheidet vor jeder Antwort, was der Fragende sehen darf. Wer keinen Zugriff auf eine Kalkulation hat, bekommt sie auch dann nicht, wenn er geschickt fragt.
Das ist der Teil, den Werkzeuge von der Stange meist offenlassen, und der Grund, warum wir nicht einfach eines installieren. Wer stattdessen Mitarbeitern ein frei verfügbares Chatprogramm hinstellt und Dokumente hineinkopieren lässt, hat das Problem nur verlagert. Mehr dazu in ChatGPT im Unternehmen.
Was Sie dafür brauchen
| Nötig | Nicht nötig |
|---|---|
| Dokumente in digitaler Form, auch als gescanntes PDF | Ein aufgeräumtes Laufwerk |
| Jemanden, der weiß, wer was sehen darf | Ein neues ERP |
| Bereitschaft, Lücken zu schließen | Alle Papierakten der letzten 20 Jahre |
Wie viel Zeit beim Suchen verloren geht
Studien beziffern den Aufwand seit Jahren in ähnlicher Größenordnung. Das McKinsey Global Institute kam in seiner Untersuchung „The social economy“ (2012) zu dem Ergebnis, dass Wissensarbeiter rund 19 Prozent ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen und zusammenzutragen. Das ist fast ein Tag pro Woche. Die IDC-Analystin Susan Feldman nannte in „The High Cost of Not Finding Information“ (2003/2004) eine Spanne von 15 bis 35 Prozent der Arbeitszeit für die Informationssuche. Etwa die Hälfte dieser Suchen blieb dort ohne Erfolg.
Diese Zahlen stammen aus breit angelegten Erhebungen, nicht speziell aus dem Maschinenbau, und lassen sich nicht eins zu eins auf einen einzelnen Betrieb übertragen. Sie zeigen aber, dass Suchen kein Randthema ist.
Hochgerechnet auf einen Mittelständler, vorsichtig mit dem unteren Wert von 15 Prozent: 30 Mitarbeiter in Büro und Technik, also Vertrieb, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Qualitätssicherung und Service, arbeiten 40 Stunden pro Woche. 15 Prozent davon sind sechs Stunden pro Person und Woche, zusammen 180 Stunden. Bei 46 Arbeitswochen sind das rund 8.300 Stunden im Jahr, gut vier Vollzeitstellen. Bei einem internen Stundensatz von 65 € entspricht das etwa 540.000 €. Gelingt es mit einer guten Wissensbasis, nur ein Viertel davon einzusparen, sind das rund 2.100 Stunden oder etwa 135.000 € im Jahr.
Was kostet es, wenn gefragt statt gefunden wird?
Wer nichts findet, fragt einen Kollegen. Dann kostet eine Suche zwei Leute gleichzeitig, und der Gefragte wird aus seiner Arbeit gerissen. Genau diesen zweiten Teil übersieht fast jede Betrachtung.
Eine Beispielrechnung mit klar benannten Annahmen: 15 Personen in Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung und Service suchen je sechsmal am Tag nach Unterlagen, im Schnitt fünf Minuten lang. Das sind 7,5 Stunden pro Tag. Bei 30 Prozent der Suchen wird ein Kollege gefragt, der dadurch etwa vier Minuten verliert, bis er wieder in seiner Aufgabe ist. Das sind knapp 2 weitere Stunden täglich. Bei 220 Arbeitstagen und einem internen Stundensatz von 65 € binden Suchen und Nachfragen damit rund 133.000 € im Jahr.
Das ist keine Ersparnis, die auf Ihrem Konto landet. Ein Teil bleibt immer, und manche Frage ist schneller gestellt als gesucht. Die Zahl zeigt aber, in welcher Größenordnung sich das Thema bewegt. Mit dem Rechner auf dieser Seite setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
Wo die Grenzen liegen
Ein Assistent ist so gut wie das Material. Steht der entscheidende Hinweis nirgends geschrieben, findet ihn niemand. Deshalb gehört zu jedem Projekt eine Liste der Lücken, die zeigt, wo Wissen bisher nur im Kopf existiert. Diese Liste ist oft das wertvollste Zwischenergebnis, weil sie zeigt, wen Sie vor dem nächsten Ruhestand noch dringend befragen sollten.
Widersprüchliche Dokumente sind die zweite Grenze. Liegen drei Fassungen einer Arbeitsanweisung auf dem Laufwerk, findet der Assistent alle drei. Er kann sie kennzeichnen, aber welche gilt, entscheidet ein Mensch. Und für sicherheitsrelevante Angaben, etwa Anzugsmomente oder Prüfdrücke, bleibt der Blick in das Originaldokument Pflicht.
Datenschutz ist kein Nebenthema: Personenbezogene Daten in Mails und Berichten brauchen klare Regeln, die Server stehen in Deutschland, und es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Checkliste zum datenschutzkonformen KI-Einsatz fasst zusammen, worauf es ankommt.
Wie wir vorgehen
Wir fangen klein an: eine Quelle, ein Team, eine Handvoll typischer Fragen. Oft ist das der Service oder die Arbeitsvorbereitung, weil dort am meisten gesucht wird. Erst wenn die Antworten dort tragen, kommen weitere Quellen dazu. Diese Wissensbasis ist dann auch die Grundlage für weitere Schritte wie die Angebotserstellung oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ohne sie ist jede Automatisierung ein Ratespiel. Den Ablauf im Einzelnen beschreibt die Seite Vorgehen.