Drei Angebote, drei Formate
Ein Maschinenbauer braucht für eine neue Baureihe ein Schweißgestell und fragt bei vier Lieferanten an. Der Einkäufer schickt Zeichnung und Menge per Mail. Nach einer Woche liegen drei Antworten vor.
Der erste Lieferant nennt einen Stückpreis für 50 Stück, einschließlich Vorrichtung. Der zweite staffelt nach 20, 50 und 100 Stück und weist die Vorrichtung getrennt aus. Der dritte schreibt den Preis in den Mailtext und merkt an, dass er nach Zeichnungsstand B angeboten hat, obwohl inzwischen Stand C gilt. Der vierte hat nicht geantwortet, und niemand hat nachgefragt. Vergleichbar ist an diesen Angeboten zunächst nichts.
Woran es tatsächlich liegt
Die Mühe beim Angebotsvergleich entsteht fast immer bei der Anfrage. Wird nicht vorgegeben, für welche Mengen, mit welcher Aufteilung der Kosten und nach welchem Zeichnungsstand anzubieten ist, antwortet jeder Lieferant so, wie es ihm am leichtesten fällt.
Unvollständige Anfragen kosten zusätzlich Zeit. Fehlt die Prüfanforderung oder die Oberflächenangabe, kommt eine Rückfrage, oder der Lieferant trifft eine Annahme, die erst bei der Lieferung auffällt.
Hinzu kommt das Nachfassen. Im Tagesgeschäft bleibt es liegen, und so wird aus vier angefragten Lieferanten ein Vergleich zwischen zweien.
Angebotsvergleich in der Praxis
Ein vollständiges Anfragepaket
Aus Zeichnung, Stückliste und Bedarf entsteht ein Paket mit allem, was ein Lieferant zum Kalkulieren braucht: gültiger Zeichnungsstand, Werkstoff, Mengen, Prüf- und Dokumentationsanforderungen, Wunschtermin. Der wichtigere Teil ist die Liste dessen, was nicht gefunden wurde. Eine fehlende Toleranzangabe fällt hier auf und nicht erst in der Rückfrage.
Weicht der Zeichnungsstand in der Ablage von dem im ERP ab, wird die Anfrage angehalten, bis geklärt ist, welcher gilt. Das ist der Fehler, der im Beispiel oben zu einem unbrauchbaren Angebot geführt hat.
Die Form der Antwort vorgeben
Jede Anfrage enthält die Vorgabe, wie das Angebot aussehen soll: Stückpreis je festgelegter Menge, Werkzeug- und Vorrichtungskosten getrennt, Lieferzeit aufgeteilt in Erstmuster und Serie. Lieferanten halten sich überwiegend daran, wenn die Vorgabe klar ist. Der spätere Vergleich wird dadurch erst möglich.
Rücklauf im Blick
Je Anfrage ist sichtbar, wer geantwortet hat, wer nicht und wer eine Rückfrage gestellt hat. Für die Stillen liegt nach Ablauf der Frist eine Erinnerung als Entwurf bereit. Das Prinzip ist dasselbe wie beim Nachfassen von Angeboten im Vertrieb, nur in die andere Richtung.
Der Vergleich
Die eingegangenen Angebote stehen je Mengenstaffel nebeneinander. Zu jedem Angebot ist vermerkt, was es offen lässt und wo es von der Anfrage abweicht. Eine Empfehlung mit Begründung schließt den Vergleich ab.
Zwei Hinweise stehen bei Bedarf deutlich oben. Erstens, wenn für ein Teil nur ein einziger freigegebener Lieferant existiert. Zweitens, wenn das günstigste Angebot auf einer abweichenden Annahme beruht.
Der Preis fließt weiter
Hat der Einkauf vergeben, wird festgehalten, wer wann entschieden hat. Der Preis steht danach für die eigene Kalkulation bereit. In der Angebotserstellung erscheint er als Zukaufposition mit Quelle, statt aus einer alten Mail herausgesucht zu werden.
Beispielrechnung
Angenommen, Ihr Einkauf stellt 150 freie Anfragen im Jahr mit jeweils drei bis vier Lieferanten. Für Paket, Nachfassen und Vergleichstabelle fallen je Anfrage etwa zwei Stunden an, zusammen 300 Stunden. Lässt sich davon die Hälfte einsparen, sind das 150 Stunden für Verhandlung und Lieferantenentwicklung.
Die Zahlen sind Annahmen. Was sich schwerer beziffern lässt: Ein Vergleich mit vier vollständigen Angeboten führt zu anderen Preisen als einer mit zwei halben.
Worauf es ankommt
Vergeben wird von Menschen. Der niedrigste Preis ist nicht automatisch die richtige Wahl. Liefertreue, Qualität der letzten Lieferungen und die Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten gehören in die Entscheidung, und einen Teil davon kennt nur Ihr Einkäufer.
Vorgeschlagen werden nur freigegebene Lieferanten. Die Freigabe neuer Lieferanten bleibt ein eigener Vorgang mit eigener Prüfung. Fällt ein Lieferant wegen eines Qualitätsproblems aus, liefert der 8D-Report die Begründung und der Anfrageablauf die Alternativen.
Zeichnungen und Einkaufspreise sind vertraulich. Sie gehören auf Server in Deutschland, und an Lieferanten geht nur, was Ihr Einkäufer selbst abschickt.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einer Warengruppe, in der häufig frei angefragt wird, etwa Dreh- und Frästeile oder Schweißbaugruppen. An zehn abgeschlossenen Anfragen sehen wir, welche Angaben regelmäßig gefehlt haben und in welchen Formen Angebote zurückkamen. Daraus entstehen das Anfragepaket und die Vorgabe für die Antwort. Danach läuft der Ablauf bei neuen Anfragen mit, zunächst neben der bisherigen Arbeitsweise. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.