Vierzehn Positionen, zwei Bildschirme
Mittwochvormittag im Innendienst. Auf dem linken Bildschirm die Bestellung eines Kunden als PDF, vierzehn Positionen, Kundenartikelnummern in der ersten Spalte. Auf dem rechten Bildschirm das ERP. Die Kollegin sucht zu jeder Kundenartikelnummer die eigene Artikelnummer heraus, tippt Menge und Preis ab und vergleicht nebenbei mit dem Angebot.
Bei Position neun steht ein Preis, der zwei Prozent unter dem Angebot liegt. Fällt das auf? Heute ja, weil sie aufmerksam ist. Am Freitag um halb vier vielleicht nicht. Abtippen ist nicht nur langsam, es ist auch die Stelle, an der Fehler unbemerkt durchrutschen.
Woran es tatsächlich liegt
Bestellungen sind für Ihre Kunden ein Ausgang aus deren eigenem ERP. Jeder Kunde hat ein anderes System, ein anderes Layout und eigene Artikelnummern. Für Sie bedeutet das: Dieselbe Information kommt in zwanzig verschiedenen Formaten an.
Große Kunden lösen das oft über EDI, also den direkten elektronischen Datenaustausch. Für den Mittelstand mit vielen kleinen und mittleren Kunden ist das selten realistisch, weil die Einrichtung für jeden einzelnen Kunden zu aufwendig wäre. Also bleibt das PDF, und mit ihm das Abtippen.
Auftragserfassung automatisieren in der Praxis
Die Technik übernimmt drei Aufgaben, die heute der Innendienst erledigt: lesen, übersetzen und vergleichen.
Lesen
Bestellungen werden ausgelesen, egal in welchem Layout. Moderne Texterkennung kommt auch mit Tabellen über mehrere Seiten, mit Zwischensummen und mit Anmerkungen am Rand zurecht. Bei schlecht gescannten Faxen stößt sie an Grenzen, die dann gekennzeichnet werden.
Übersetzen
Die Kundenartikelnummer „4711-B“ wird Ihrem Artikel „DR-200-08“ zugeordnet. Diese Zuordnung kommt aus dem ERP oder aus früheren Bestellungen. Neue Zuordnungen bestätigt der Innendienst einmal, danach sind sie bekannt.
Vergleichen
Der Abgleich mit dem Angebot ist der eigentliche Gewinn. Preise, Mengen, Liefertermine, Zahlungsbedingungen und Lieferadresse werden geprüft. Was passt, ist grün. Was abweicht, wird mit dem Angebotswert daneben angezeigt. Der Innendienst prüft also nicht mehr vierzehn Positionen, sondern die eine, die auffällt.
Beispielrechnung
Angenommen, Ihr Innendienst erfasst 200 Bestellungen im Monat mit durchschnittlich sechs Positionen, und die Erfassung inklusive Abgleich dauert zwölf Minuten je Bestellung. Das sind 40 Stunden im Monat. Bleiben nach der Automatisierung drei Minuten für Prüfung und Freigabe, werden rund 30 Stunden frei.
Nicht eingerechnet sind Fehler, die gar nicht erst entstehen: ein falscher Preis, der erst bei der Rechnungsprüfung des Kunden auffällt, oder eine vertauschte Menge, die eine Nachlieferung auslöst.
Grenzen und worauf es ankommt
Der Liefertermin bleibt eine menschliche Entscheidung. Ob die Fertigung den Wunschtermin des Kunden halten kann, hängt von Kapazität, Material und Prioritäten ab, die kein Lesevorgang kennt. Die Technik zeigt den Wunschtermin an, zusagen muss ihn jemand, der den Betrieb kennt.
Ebenso wichtig ist ein gepflegter Artikelstamm. Wenn derselbe Artikel im ERP dreimal mit leicht unterschiedlicher Bezeichnung existiert, wird auch die Zuordnung unsicher. Oft ist die Bereinigung der erste sinnvolle Schritt, siehe Daten zwischen ERP, Excel und Fachsystemen übertragen. Bestellungen und Auftragsbestätigungen gelten in der Regel als Handelsbriefe und sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Ablage muss das berücksichtigen.
Was saubere Auftragsdaten für die Auftragsbearbeitung bewirken
Wenn Aufträge schnell und fehlerfrei im ERP stehen, profitieren die Abteilungen danach. Die Arbeitsvorbereitung kann früher planen, der Einkauf früher Material bestellen. Gerade bei knappen Lieferzeiten macht ein Tag Vorsprung einen Unterschied.
Dazu kommt die Auftragsbestätigung. In vielen Betrieben geht sie erst raus, wenn der Innendienst Zeit dafür findet, manchmal Tage nach Eingang der Bestellung. So lange weiß der Kunde nicht, ob sein Termin gehalten wird. Eine zügige Bestätigung mit verbindlichem Liefertermin ist für Einkäufer ein echtes Qualitätsmerkmal.
Der Innendienst wird nicht ersetzt, er wird entlastet. Die Zeit, die nicht mehr ins Abtippen fließt, steht für die Fälle zur Verfügung, in denen es auf Erfahrung ankommt: die Bestellung mit geändertem Werkstoff, der Kunde, der einen früheren Termin braucht, die Rückfrage, ob eine Teillieferung möglich ist.
Wer zusätzlich die Angebotserstellung strukturiert hat, schließt den Kreis: Angebot und Bestellung sprechen dieselbe Sprache, und der Abgleich wird noch zuverlässiger.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit den Kunden, die am häufigsten bestellen, und deren Bestellformaten. Im Readiness-Audit prüfen wir die Anbindung an Ihr ERP und den Zustand des Artikelstamms. Danach wird die Erfassung zum Festpreis umgesetzt, zunächst mit vollständiger Prüfung durch den Innendienst. Den Ablauf beschreibt die Seite Vorgehen.