Wo mit der Automatisierung anfangen? Prozesse richtig priorisieren

Die Liste ist schnell geschrieben. Bestellungen abtippen, Anfragen ins CRM übertragen, Angebote nachfassen, Serviceberichte schreiben, Excel-Listen pflegen. In fast jedem Unternehmen gibt es Dutzende Abläufe, die sich automatisieren ließen. Die eigentliche Frage ist: Wo mit der Automatisierung anfangen? Denn der erste Prozess entscheidet oft darüber, ob es einen zweiten gibt.

Ein gut gewählter Start bringt schnell sichtbaren Nutzen, schafft Vertrauen im Team und liefert ein Fundament, auf dem weitere Bausteine aufsetzen. Ein schlecht gewählter Start bindet Monate, frustriert alle Beteiligten und endet mit dem Satz „Haben wir probiert, hat nicht funktioniert“.

Warum die Reihenfolge so wichtig ist

Viele Automatisierungsprojekte im Mittelstand scheitern nicht an der Technik, sondern an der Auswahl. Man beginnt mit dem Prozess, den die Geschäftsführung für den wichtigsten hält, oder mit dem, der am lautesten beklagt wird. Beides sind nachvollziehbare Gründe, aber keine guten Kriterien. Mehr zu typischen Stolpersteinen im Beitrag Warum KI-Projekte im Mittelstand scheitern.

Ein guter erster Kandidat erfüllt mehrere Bedingungen gleichzeitig. Er kommt oft genug vor, damit sich der Aufwand lohnt. Er kostet spürbar Zeit. Er ist fehleranfällig genug, dass Automatisierung auch Qualität bringt. Und die nötigen Daten liegen in brauchbarer Form vor.

Die vier Kriterien

Häufigkeit

Wie oft kommt der Vorgang vor? Täglich, wöchentlich, monatlich? Ein Ablauf, der fünfmal im Jahr anfällt, rechtfertigt selten eine Automatisierung, auch wenn er jedes Mal einen halben Tag dauert. Ein Ablauf, der täglich zwanzigmal vorkommt, summiert sich schnell.

Zeitaufwand pro Vorgang

Wie lange dauert ein einzelner Vorgang, einschließlich Suchen, Nachfragen und Korrigieren? Hier unterschätzen viele den Aufwand, weil die Unterbrechungen nicht mitgezählt werden. Eine Kundenanfrage, die in zwei Minuten erfasst ist, kann zehn Minuten kosten, wenn die Artikelnummer fehlt und man beim Kunden nachfragen muss.

Fehleranfälligkeit

Wie oft passieren Fehler, und was kosten sie? Tippfehler bei Artikelnummern, übersehene Fristen, doppelt erfasste Datensätze. Wenn Fehler teuer sind oder viel Nacharbeit verursachen, bringt Automatisierung neben Zeit auch Qualität.

Datenlage

Liegen die nötigen Informationen in einer Form vor, mit der ein System arbeiten kann? Gibt es saubere Stammdaten, eine klare Ablage, eine Schnittstelle zum ERP? Die Datenlage ist das Kriterium, das am häufigsten übersehen wird und am häufigsten Projekte ausbremst. Ein Prozess mit hoher Häufigkeit und schlechter Datenlage ist kein guter Start, sondern ein Aufräumprojekt.

Die Bewertungsmatrix

Für einen ersten Vergleich reicht eine einfache Skala von 1 (gering) bis 3 (hoch) je Kriterium. Bei der Datenlage bedeutet 3: Die Daten sind gut, 1: Sie sind chaotisch oder fehlen. Die Punkte werden multipliziert, nicht addiert. So fällt ein Kandidat mit einer einzigen Schwäche deutlich zurück, was gewollt ist.

Die folgende Tabelle ist ein Beispiel mit angenommenen Bewertungen für ein fiktives Unternehmen. In Ihrem Betrieb können die Werte ganz anders aussehen.

So nutzen Sie die Matrix:

1. Sammeln Sie mit den Fachabteilungen zehn bis fünfzehn Kandidaten.
2. Bewerten Sie jeden Kandidaten gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen.
3. Multiplizieren Sie die Werte und sortieren Sie absteigend.
4. Prüfen Sie die oberen drei Kandidaten auf Abhängigkeiten: Braucht einer die Ergebnisse eines anderen?
5. Wählen Sie einen Kandidaten als Start und legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen.

Die Matrix ist bewusst einfach. Sie soll kein Gutachten ersetzen, sondern eine strukturierte Diskussion ermöglichen. Oft ist das Gespräch über die Bewertung wertvoller als die Zahl am Ende.

Gute erste Kandidaten

Bestimmte Abläufe tauchen in vielen Unternehmen oben in der Matrix auf. Das liegt nicht daran, dass sie besonders modern wären, sondern daran, dass sie die vier Kriterien gut erfüllen.

Kundenanfragen erfassen

Anfragen per E-Mail, Formular oder PDF landen oft unstrukturiert im Vertrieb. Bevor ein Angebot entstehen kann, muss jemand Kunde, Produkt, Menge und Termin heraussuchen und eintragen. Das ist häufig, kostet Zeit und ist fehleranfällig. Mehr dazu unter Kundenanfragen automatisch erfassen.

Sammelpostfach

Ein Postfach wie info@ oder service@ erhält täglich viele Nachrichten, die jemand lesen und weiterleiten muss. Der Zeitaufwand pro Mail ist gering, die Menge macht es aus. Der Vorteil als Startprojekt: Das Risiko ist überschaubar, weil eine falsch zugeordnete Mail einfach weitergeleitet wird. Siehe Sammelpostfach automatisch sortieren.

Datenübertragung zwischen Systemen

Wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten aus dem ERP in Excel kopieren oder umgekehrt, ist das oft ein schneller Gewinn. Die Daten sind strukturiert, die Regeln klar, und meist braucht es keine KI. Siehe Daten zwischen ERP, Excel und Fachsystemen übertragen.

Schlechte erste Kandidaten

Ebenso wichtig wie die Frage, wo man anfängt, ist die Frage, wo man besser nicht anfängt.

• Seltene Sonderfälle: Abläufe, die nur wenige Male im Jahr vorkommen und jedes Mal anders sind. Der Aufwand für die Automatisierung übersteigt den Nutzen.
• Prozesse ohne klare Beschreibung: Wenn drei Mitarbeiter dieselbe Aufgabe auf drei Arten erledigen, muss zuerst der Ablauf geklärt werden. Automatisierung verfestigt sonst das Durcheinander.
• Politisch umkämpfte Abläufe: Wo Zuständigkeiten zwischen Abteilungen strittig sind, wird ein Automatisierungsprojekt schnell zum Stellvertreterkonflikt.
• Kernentscheidungen: Preisfindung bei Großprojekten, technische Machbarkeit, Kundenbeziehung. Hier kann Automatisierung vorbereiten, aber die Entscheidung bleibt beim Menschen.
• Abläufe mit schlechter Datenlage: Wenn Stammdaten veraltet, Ablagen chaotisch und Schnittstellen nicht vorhanden sind, ist der erste Schritt Aufräumen, nicht Automatisieren.

Häufige Fehler bei der Priorisierung

Ein verbreiteter Fehler ist, das Projekt zu groß zu schneiden. „Wir automatisieren den gesamten Vertrieb“ ist kein Startprojekt. „Anfragen aus dem Kontaktformular werden als Datensatz im CRM angelegt“ ist eines. Je klarer der Umfang, desto schneller ist der Nutzen sichtbar.

Ein zweiter Fehler ist, die Menschen nicht einzubeziehen, die die Arbeit heute machen. Sie wissen, wo die Ausnahmen liegen, welche Lieferanten Probleme machen und wo der offizielle Ablauf vom tatsächlichen abweicht. Ohne dieses Wissen wird die Bewertung ungenau.

Ein dritter Fehler ist, den Erfolg nicht vorher festzulegen. Woran erkennen Sie nach drei Monaten, dass sich das Projekt gelohnt hat? Weniger Durchlaufzeit, weniger Rückfragen, weniger Fehler? Ohne Messgröße bleibt das Ergebnis Gefühlssache.

Ob Regeln oder KI, entscheidet sich danach

Die Priorisierung kommt vor der Technikwahl. Erst wenn feststeht, welcher Ablauf zuerst drankommt, lohnt die Frage, ob feste Regeln reichen oder ein Sprachmodell nötig ist. Mehr dazu im Beitrag Regelbasierte Automatisierung oder KI. Und was solche Projekte typischerweise kosten, beschreibt Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?.

Fazit

Wo mit der Automatisierung anfangen? Dort, wo ein Ablauf häufig vorkommt, spürbar Zeit kostet, fehleranfällig ist und auf brauchbaren Daten beruht. Eine einfache Matrix mit vier Kriterien hilft, Kandidaten nüchtern zu vergleichen und die Diskussion im Team zu versachlichen. Kundenanfragen, die Datenübertragung zwischen Systemen und das Sammelpostfach sind oft gute Startpunkte, aber nicht in jedem Betrieb. Wer den ersten Baustein klein schneidet, die Fachabteilung einbindet und den Erfolg vorher festlegt, schafft die Grundlage für alle weiteren Schritte. Wie ein solcher Fahrplan entsteht, steht unter Vorgehen.