Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?

Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand? Die ehrliche Antwort lautet: Pauschal lässt sich das nicht sagen. Wer Ihnen ohne Kenntnis Ihres Betriebs eine Zahl nennt, nennt eine Zahl, die er später korrigieren muss.

Der Grund ist einfach. Zwei Betriebe mit derselben Mitarbeiterzahl und derselben Aufgabe können um ein Vielfaches auseinanderliegen, je nachdem, in welchem Zustand ihre Unterlagen und Systeme sind. Der eine hat seine Angebote strukturiert im ERP, der andere hat sie als PDF auf einem über Jahre gewachsenen Laufwerk. Gleiche Aufgabe, völlig unterschiedlicher Aufwand.

Was wir Ihnen stattdessen sagen können, ist, wovon der Preis abhängt und wie Sie ihn für sich ermitteln. Darum geht es in diesem Artikel.

Warum es keinen Pauschalpreis für KI-Automatisierung gibt

Stellen Sie sich zwei Maschinenbauer vor, beide mit rund 120 Mitarbeitern. Beide möchten, dass ihr Vertrieb schneller Angebote erstellt.

Im ersten Betrieb liegen alle Angebote der letzten Jahre im ERP, sauber mit Kunde, Maschinentyp und Positionen. Die Preislogik ist dokumentiert, die Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit einer einheitlichen Vorlage.

Im zweiten Betrieb hat jeder Vertriebler seine eigene Excel-Vorlage. Die alten Angebote liegen als PDF in persönlichen Ordnern, teils auf dem Netzlaufwerk, teils im Mailpostfach. Welche Preise gelten, weiß im Zweifel nur der Vertriebsleiter.

Die Aufgabe heißt in beiden Fällen Angebotserstellung automatisieren. Der Aufwand dahinter ist ein völlig anderer. Im zweiten Betrieb muss zuerst Wissen gebündelt und Ordnung geschaffen werden, bevor irgendeine Automatisierung zuverlässig arbeiten kann. Das ist keine Kritik, sondern der Normalfall in vielen gewachsenen Betrieben. Es ist aber der Grund, warum eine Zahl aus dem Internet für Sie wenig aussagt.

Was den Preis bestimmt

Fünf Faktoren entscheiden über den Großteil der Kosten. Wenn Sie diese für Ihren Betrieb ehrlich einschätzen, wissen Sie schon viel.

Der Zustand Ihrer Daten

Das ist der größte Hebel. Digital und halbwegs strukturiert ist günstig. Papier, Scans ohne Texterkennung oder dieselbe Information in vier Versionen ist teuer, weil erst aufgeräumt werden muss.

Typische Fragen dazu: Liegen Ihre Unterlagen an einem Ort oder an zehn? Gibt es eine gültige Version oder mehrere? Sind Dokumente durchsuchbar oder eingescannte Bilder? Je mehr davon im Argen liegt, desto größer der Vorarbeitsblock.

Die Zahl der Systeme

Jede zusätzliche Software, die angebunden werden soll, kostet. Ob es eine dokumentierte Schnittstelle gibt oder ob sie erst gebaut werden muss, macht einen großen Unterschied.

Ein Beispiel: Wenn ein Assistent nur Dokumente vom Netzlaufwerk lesen soll, ist das überschaubar. Soll er zusätzlich Daten aus dem ERP (z. B. abas, proALPHA oder SAP Business One), dem CRM und dem Mailsystem zusammenführen, wächst der Aufwand mit jedem System. Wie sich Daten zwischen ERP, Excel und Fachsystemen übertragen lassen, ist oft ein eigener Baustein.

Der Umfang des ersten Schritts

Ein Assistent für einen Bereich ist deutlich kleiner als eine Wissensbasis für den ganzen Betrieb. Wir empfehlen ohnehin, klein anzufangen. Nicht nur wegen der Kosten, sondern weil Sie nach dem ersten Schritt mit echten Erfahrungen entscheiden statt mit Annahmen.

Ihre Mitwirkung

Wenn jemand bei Ihnen Fragen zuverlässig beantwortet und Zugriffe organisiert, geht es schneller. Wenn wir alles selbst herausfinden müssen, dauert es länger. Das betrifft vor allem die Zeit, in der Abläufe aufgenommen und Ergebnisse geprüft werden.

Betrieb und Pflege

Ein System, das niemand pflegt, verfällt. Neue Dokumente kommen hinzu, Preise ändern sich, ein System bekommt ein Update. Die laufenden Kosten gehören von Anfang an in die Rechnung, nicht erst nach einem Jahr.

Wie wir abrechnen

Festpreise je Baustein. Wir nennen den Preis, bevor der Baustein beginnt, und halten ihn. Kein Stundenzettel, bei dem am Monatsende offen ist, was noch kommt.

Das bedeutet umgekehrt, dass wir vor dem Festpreis wissen müssen, worauf wir uns einlassen. Deshalb steht am Anfang das Readiness-Audit. Danach kennen wir Ihre Ausgangslage und können verbindlich kalkulieren, statt zu schätzen.

Sie zahlen in Schritten, nicht im Voraus für alles. Nach jedem Baustein entscheiden Sie, ob es weitergeht. Was fertig ist, gehört Ihnen, auch wenn Sie danach aufhören. Es gibt keine Bindung an eine bestimmte Plattform, die Sie später teuer ablösen müssten.

Ein Baustein ist dabei ein abgeschlossenes Stück Arbeit mit einem greifbaren Ergebnis. Zum Beispiel: die Unterlagen eines Bereichs erschlossen und durchsuchbar. Oder: eingehende Anfragen werden automatisch erfasst und dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet. Wie das konkret aussieht, beschreiben wir unter Vorgehen.

Posten, die oft vergessen werden

Bei vielen Kostenschätzungen fehlt nicht die Technik, sondern das Drumherum. Diese Posten sollten Sie in jedem Angebot wiederfinden, egal von wem es kommt.

Besonders der erste Punkt wird unterschätzt. Wer ein Projekt nur nach der Softwarelizenz bewertet, erlebt die Überraschung später. Und die Zeit Ihrer eigenen Leute ist zwar keine Rechnung von außen, aber ein echter Kostenfaktor, den Sie einplanen sollten.

Wie Sie Kosten senken

Sie haben selbst mehr Einfluss auf den Preis, als viele denken.

• Eigene Vorarbeit. Wenn Sie wissen, wo Ihre Unterlagen liegen und wer worauf Zugriff hat, sparen Sie einen ganzen Arbeitsschritt.
• Klein anfangen. Ein Bereich, ein messbares Ergebnis. Danach entscheiden Sie mit echten Erfahrungen statt mit Annahmen.
• Vorhandenes nutzen. Oft lässt sich mehr aus Ihren bestehenden Systemen herausholen, als Sie erwarten. Das ist günstiger als jede Neuanschaffung.
• Einen festen Ansprechpartner benennen. Eine Person, die Fragen klärt und Entscheidungen herbeiführt, verkürzt jedes Projekt.

Wann sich KI-Automatisierung rechnet

Die Kosten sind nur eine Seite. Die andere ist, was Sie dafür bekommen. Eine einfache Beispielrechnung hilft bei der Einordnung.

Angenommen, Ihr Vertriebsinnendienst verbringt pro Woche insgesamt 15 Stunden damit, Anfragen abzutippen, ähnliche alte Angebote zu suchen und Positionen zusammenzustellen. Gelingt es, davon die Hälfte einzusparen, sind das rund 7,5 Stunden pro Woche, also bei etwa 46 Arbeitswochen gut 340 Stunden im Jahr. Diese Zahl setzen Sie ins Verhältnis zum Festpreis des Bausteins und zu den laufenden Kosten.

Wichtig: Das ist eine Annahme, keine Zusage. Wie viel tatsächlich eingespart wird, hängt von Ihren Abläufen ab. Für eine eigene Abschätzung können Sie den Rechner auf der Seite zur Angebotserstellung oder zum Unternehmenswissen nutzen.

Wann es sich nicht lohnt

Ehrlich gesagt gibt es Fälle, in denen wir abraten:

• Die Aufgabe fällt nur selten an, etwa einmal im Quartal.
• Der Ablauf ändert sich ständig, weil er noch gar nicht feststeht.
• Jeder Fall ist eine Einzelentscheidung, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl braucht.
• Es fehlt intern jemand, der das System nach der Einführung betreut.

In diesen Fällen ist oft eine einfache Vorlage oder eine klare Regel im Team wirksamer als jede Software.

Wie Sie zu einer belastbaren Zahl kommen

Statt Spannen aus dem Internet zu vergleichen, empfehlen wir einen Weg in drei Schritten:

1. Kostenlose 30-Minuten-Analyse. Wir verstehen, worum es geht, und sagen Ihnen ehrlich, ob sich das lohnt. Auch wenn die Antwort nein lautet.
2. Readiness-Audit. Wir sehen uns Daten, Systeme und Abläufe an. Ergebnis ist ein priorisierter Fahrplan mit Aufwandseinschätzung. Das dauert wenige Tage.
3. Festpreisangebot je Baustein. Erst jetzt nennen wir Zahlen, dafür verbindliche.

Nach jedem Schritt können Sie aussteigen. Der Fahrplan aus dem Audit gehört Ihnen und ist auch dann nützlich, wenn Sie die Umsetzung selbst oder mit jemand anderem angehen.

Wenn Sie vorab für sich einschätzen möchten, wo Sie stehen, hilft der KI-Schnellcheck. Und falls Sie wissen wollen, woran Projekte typischerweise scheitern und teuer werden, lesen Sie Warum KI-Projekte im Mittelstand scheitern.

Fazit

Was KI-Automatisierung kostet, entscheidet sich weniger an der Technik als an Ihrer Ausgangslage: Datenlage, Systeme, Umfang des ersten Schritts, Mitwirkung und Pflege. Wer diese Faktoren kennt, kann verbindlich kalkulieren. Deshalb gibt es bei uns keine Pauschalpreise, sondern Festpreise je Baustein, die erst nach einem Blick auf Ihren Betrieb genannt werden. So zahlen Sie für Ergebnisse, die Ihnen gehören, und entscheiden nach jedem Schritt neu.