Auftragsbearbeitung Software: fünf Lösungswege im Vergleich

Wer nach Auftragsbearbeitung Software sucht, findet Anbieter, die sehr Verschiedenes meinen. Die einen verkaufen ein ERP-System, die anderen einen Datenaustausch zwischen Unternehmen, wieder andere ein Programm, das PDF-Bestellungen liest. Alle nennen es Auftragsbearbeitung. Vergleichen lässt sich das erst, wenn klar ist, welches Problem jede dieser Lösungen eigentlich löst.

Dieser Beitrag ordnet die fünf Lösungswege, die im Maschinenbau und in der Zulieferindustrie tatsächlich vorkommen. Er nennt bewusst keine Produktnamen und keine Preise. Beides ändert sich schneller als die Frage, die dahinter steht: In welcher Form kommen Ihre Bestellungen an, und was muss damit geschehen, bevor ein Auftrag im ERP steht?

Was Auftragsbearbeitung im Alltag bedeutet

Eine Bestellung trifft ein. Jemand im Innendienst öffnet sie, sucht das passende Angebot, vergleicht Positionen, Mengen, Preise und Liefertermin, übersetzt die Artikelnummern des Kunden in die eigenen und legt den Auftrag im ERP an. Danach geht die Auftragsbestätigung hinaus.

Die Arbeit besteht also aus drei Teilen:

1. Lesen: Was hat der Kunde bestellt?
2. Abgleichen: Stimmt das mit Angebot, Stammdaten und Preisen überein?
3. Anlegen: Der Auftrag steht im ERP, mit den richtigen Artikeln und Terminen.

Das Anlegen kann jedes ERP. Der Aufwand steckt im Lesen und Abgleichen, und genau dort unterscheiden sich die Lösungen. Eine Software, die nur das Anlegen beschleunigt, ändert am Alltag wenig.

Die fünf Lösungswege im Überblick

Die Tabelle zeigt, warum der Vergleich einzelner Produkte oft in die Irre führt. Die Lösungswege stehen selten im Wettbewerb. Sie decken verschiedene Bestellwege ab.

1. Das Auftragsmodul im ERP

Jedes ERP, ob z. B. SAP Business One, abas oder proALPHA, hat eine Auftragsverwaltung. Sie ist die führende Stelle für den Auftrag und bleibt es in allen anderen Lösungswegen auch.

Für das Lesen und Abgleichen bringt das Modul allein wenig. Manche Systeme erlauben, ein Angebot per Klick in einen Auftrag zu überführen. Das spart Zeit, solange die Bestellung genau dem Angebot entspricht. In der Praxis tut sie das oft nicht: andere Menge, ein geänderter Termin, eine zusätzliche Position. Dann wird wieder von Hand verglichen.

Reicht aus, wenn Sie wenige Bestellungen mit wenigen Positionen bekommen und Abweichungen selten sind.

2. EDI: elektronischer Datenaustausch

Beim elektronischen Datenaustausch schickt das System Ihres Kunden die Bestellung als strukturierten Datensatz direkt an Ihr System. Niemand liest, niemand tippt. Verbreitet sind Formate wie EDIFACT, in der Automobilindustrie auch VDA.

Das ist die sauberste Lösung, die es gibt, und zugleich die mit der höchsten Einstiegshürde. Jede Verbindung wird einzeln eingerichtet: Format abstimmen, Artikelnummern zuordnen, testen. Das lohnt sich für einen Kunden, der jede Woche bestellt. Für die dreißig Kunden, die zweimal im Jahr eine PDF schicken, lohnt es sich nicht, und die meisten von ihnen können es auch gar nicht.

Passt, wenn ein großer Teil Ihres Bestellvolumens von wenigen Kunden kommt, die selbst EDI betreiben. Häufig verlangt der Kunde es ohnehin.

3. Bestellportal oder B2B-Shop

Hier gibt der Kunde seine Bestellung selbst in strukturierter Form ein. Für Katalogware, Verschleißteile und Ersatzteile funktioniert das gut, vor allem wenn der Kunde im Portal gleich die Teile zu seiner Maschine sieht. Wie so etwas im Maschinenbau aussieht, beschreibt unsere Seite zum B2B-Kundenportal.

Die Grenze liegt nicht in der Technik, sondern beim Kunden. Ein Einkäufer, der aus seinem eigenen ERP eine Bestellung als PDF erzeugt, wird sie nicht zusätzlich in Ihr Portal eintippen. Und für Einzelfertigung, bei der jede Position eine Zeichnung braucht, ist ein Warenkorb das falsche Werkzeug.

Passt, wenn Sie wiederkehrende Teile verkaufen und Ihre Kunden einen Vorteil davon haben, selbst zu bestellen, etwa Verfügbarkeit und Preise auf einen Blick.

4. Belegerkennung als Standardsoftware

Diese Programme lesen Bestellungen, die als PDF oder Mail eingehen, und liefern Kopfdaten und Positionen als strukturierte Daten. Früher arbeitete das mit festen Vorlagen je Kunde, heute lesen Sprachmodelle auch Bestellungen, deren Aufbau sie nie gesehen haben.

Der Vorteil ist die schnelle Einführung: Das Produkt ist fertig, Sie binden Postfach und ERP an. Prüfen Sie vor der Entscheidung drei Dinge mit Ihren eigenen Belegen, nicht mit denen aus der Vorführung:

• Positionen: Werden lange Bestellungen mit vierzig Positionen und Zeilenumbrüchen vollständig erkannt?
• Artikelzuordnung: Wie kommt die Software von der Kundenartikelnummer zu Ihrer eigenen?
• Abgleich: Vergleicht sie die Bestellung mit Ihrem Angebot, oder liest sie nur aus?

Am dritten Punkt entscheidet sich der Nutzen. Reines Auslesen spart das Tippen. Die Fehler, die Geld kosten, entstehen aber beim Abgleich: ein Preis aus dem alten Angebot, ein Termin, der nie zugesagt war.

Passt, wenn Sie viele Bestellungen in ähnlicher Form erhalten und der Standardablauf des Produkts zu Ihrem Ablauf passt.

5. Eigene Automatisierung, angebunden an Ihr ERP

Der fünfte Weg nutzt dieselbe Lesetechnik, baut aber den Abgleich nach Ihren Regeln. Die Bestellung wird gelesen, dem Angebot zugeordnet, Position für Position verglichen und als Auftragsentwurf im ERP vorbereitet. Was abweicht, wird markiert und einem Menschen vorgelegt. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf unserer Seite Auftragsbearbeitung automatisieren.

Das lohnt sich dort, wo der Standard nicht reicht: Kundenartikelnummern ohne saubere Zuordnung, Rahmenverträge mit Abrufen, Bestellungen, die auf Zeichnungsstände verweisen. Es ist ein Projekt, kein Produkt. Es braucht Stammdaten, auf die man sich verlassen kann, und eine Schnittstelle zum ERP.

Ehrlich gesagt: Wenn eine Standardsoftware Ihre Bestellungen sauber liest und Ihr Abgleich einfach ist, nehmen Sie die Standardsoftware. Eine eigene Lösung muss ihren Mehraufwand durch den Abgleich verdienen.

Passt, wenn der Abgleich mit Angebot und Stammdaten der eigentliche Engpass ist und Ihre Bestellungen zu uneinheitlich für ein Standardprodukt sind.

Welche Lösung passt zu welchem Bestelleingang?

Bevor Sie Angebote einholen, zählen Sie. Vier Wochen reichen. Führen Sie eine Strichliste mit vier Spalten:

1. Wie viele Bestellungen kamen als strukturierte Daten, per EDI oder aus einem Shop?
2. Wie viele als PDF oder Mail, die genau zum Angebot passten?
3. Wie viele als PDF oder Mail mit einer Abweichung?
4. Wie viele per Telefon oder als Foto?

Dazu zwei Zahlen: die durchschnittliche Zahl der Positionen und die Zeit vom Eingang bis zur Auftragsbestätigung.

Aus dieser Liste ergibt sich die Reihenfolge meist von selbst. Kommt die Hälfte des Volumens von drei Kunden, sprechen Sie mit ihnen über EDI. Sind es überwiegend Ersatzteile, denken Sie über ein Portal nach. Liegt der Großteil in Spalte zwei und drei, geht es um Belegerkennung oder eine eigene Automatisierung, und Spalte drei entscheidet, welche von beiden.

Eine Faustregel für die Wahl zwischen festen Regeln und Sprachmodell finden Sie im Beitrag Regelbasierte Automatisierung oder KI.

Eine Beispielrechnung mit offenen Annahmen

Die folgenden Zahlen sind Annahmen, keine Messwerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein.

Angenommen, Ihr Innendienst bearbeitet 250 Bestellungen im Monat. Jede hat im Schnitt acht Positionen, und Lesen, Abgleichen und Anlegen dauern zusammen 15 Minuten. Das sind rund 62 Stunden im Monat.

Angenommen weiter, 60 Prozent der Bestellungen passen vollständig zum Angebot und lassen sich als Entwurf vorbereiten, den jemand in zwei Minuten bestätigt. Die übrigen 40 Prozent brauchen wie bisher 15 Minuten. Dann sinkt der Aufwand auf etwa 30 Stunden im Monat.

Die Rechnung zeigt zwei Dinge. Erstens hängt der Nutzen fast ganz an dem Anteil, der ohne Abweichung durchläuft. Zweitens bleibt immer ein Rest, der einen Menschen braucht, und das ist richtig so. Wer verspricht, den Innendienst zu ersetzen, hat die Abweichungen nicht gezählt.

Worauf Sie bei jeder Lösung achten sollten

Unabhängig vom Lösungsweg gelten vier Punkte:

• Stammdaten zuerst. Keine Software ordnet eine Kundenartikelnummer zu, wenn die Zuordnung nirgends steht. Diese Liste aufzubauen ist oft die halbe Arbeit.
• Der Mensch gibt frei. Preis, Liefertermin und Sonderabsprachen sind Entscheidungen. Die Software bereitet vor und zeigt, was abweicht.
• Nachvollziehbarkeit. Zu jedem Auftrag muss sichtbar bleiben, aus welchem Beleg er entstand und wer ihn bestätigt hat. Bestellungen sind Handelsbriefe und werden aufbewahrt.
• Ihre Daten bleiben Ihre. Klären Sie, wo Belege verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Die Punkte dazu stehen in unserer Checkliste zum Datenschutz.

Fazit

Die Suche nach der besten Software für die Auftragsbearbeitung beginnt nicht beim Produkt, sondern beim Posteingang. EDI und Portale sind unschlagbar, wo Kunden mitmachen. Für alles, was als PDF und Mail kommt, bleibt die Wahl zwischen einem Standardprodukt zur Belegerkennung und einer eigenen Automatisierung, und sie fällt am Abgleich mit dem Angebot.

Zählen Sie vier Wochen lang, wie Ihre Bestellungen eingehen. Mit dieser Liste können Sie jedem Anbieter die richtige Frage stellen, auch uns.