Wissen & Dokumente
Ihr Wissen ist im Haus. Die Frage ist, ob man es findet
In jedem Betrieb, der länger als zehn Jahre existiert, liegt das gesammelte Wissen an vier Orten: in den Systemen, auf den Laufwerken, in den Postfächern Einzelner und in den Köpfen erfahrener Kollegen.
Die ersten drei sind unsortiert, der vierte geht irgendwann in Rente. Beides lässt sich ändern, aber nicht durch ein weiteres Werkzeug, in das jemand Dokumente hochlädt.
Was eine Wissensbasis ist, und was nicht
Eine Wissensbasis ist kein neues Laufwerk und kein weiteres Portal. Sie ist eine Schicht über dem, was Sie bereits haben. Dokumente bleiben, wo sie sind. Erschlossen wird, was darin steht, verbunden mit der Information, wer was sehen darf.
Danach beantwortet ein Assistent Fragen wie „Welche Prüfanweisung gilt für diese Baugruppe?" mit einer Antwort samt Fundstelle. Nicht mit einer erfundenen Auskunft, sondern mit einem Verweis auf das Dokument, aus dem sie stammt.
Warum Berechtigungen der schwierigste Teil sind
Sobald Wissen an einer Stelle auffindbar ist, wird es gefährlich, wenn jeder alles sieht. Kalkulationen, Personalunterlagen, Verträge. Ein Berechtigungssystem entscheidet vor jeder Antwort, was der Fragende sehen darf. Wer keinen Zugriff auf eine Kalkulation hat, bekommt sie auch dann nicht, wenn er geschickt fragt.
Das ist der Teil, den Werkzeuge von der Stange meist offenlassen, und der Grund, warum wir nicht einfach eines installieren.
Was Sie davon haben
- Neue Mitarbeiter finden Antworten, ohne jemanden zu unterbrechen
- Erfahrungswissen bleibt im Betrieb, auch wenn jemand geht
- Wiederkehrende Fragen kosten keine Arbeitszeit mehr
- Automatisierungen bekommen eine Grundlage, auf die sie sich verlassen können
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Ohne diese Grundlage ist jede Automatisierung ein Ratespiel, siehe Angebotserstellung im Maschinenbau.
Was Sie dafür brauchen
| Nötig | Nicht nötig |
|---|---|
| Dokumente in digitaler Form, auch als gescanntes PDF | Ein aufgeräumtes Laufwerk |
| Jemanden, der weiß, wer was sehen darf | Ein neues ERP |
| Bereitschaft, Lücken zu schließen | Alle Papierakten der letzten 20 Jahre |
Was kostet es, wenn gefragt statt gefunden wird?
Wer nichts findet, fragt einen Kollegen. Dann kostet eine Suche zwei Leute gleichzeitig, und der Gefragte wird aus seiner Arbeit gerissen. Genau diesen zweiten Teil übersieht fast jede Betrachtung. Stellen Sie die Regler auf Ihren Betrieb ein, gerechnet wird nur mit Ihren Angaben.
Für den Rechner wird JavaScript benötigt. Alternativ gehen wir Ihre Zahlen in der kostenlosen 30-Minuten-Analyse gemeinsam durch.
Wo die Grenzen liegen
Ein Assistent ist so gut wie das Material. Steht der entscheidende Hinweis nirgends geschrieben, findet ihn niemand. Deshalb gehört zu jedem Projekt eine Liste der Lücken, die zeigt, wo Wissen bisher nur im Kopf existiert. Diese Liste ist oft das wertvollste Zwischenergebnis.
Wo liegt Ihr Wissen heute?
In der kostenlosen 30-Minuten-Analyse klären wir, welche Quellen Sie haben und wo sich der Anfang am meisten lohnt.
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